Mediciones, montajes y repartos: organizar el trabajo de calle

En una cristalería, el taller suele estar razonablemente controlado: hay órdenes, hay etiquetas, se sabe qué se cortó. Lo que pasa fuera es otra historia. Medir en casa del cliente, montar en obra y repartir por medio Madrid se organiza casi siempre con una hoja impresa por la mañana, un par de llamadas y la memoria del que conduce.

Funciona, hasta que deja de funcionar: el cliente no estaba, la medida vino apuntada a lápiz y no se entiende, el montaje se hizo pero nadie firmó nada, y la factura sale tres semanas tarde porque el parte se quedó en la furgoneta.

Los tres trabajos son distintos, aunque los haga la misma persona

Conviene separarlos, porque necesitan cosas diferentes aunque el operario sea el mismo. Es un error frecuente meterlos todos en el mismo saco de «avisos»:

• Medir: lo que vuelve son datos que van a acabar en una orden de corte. Si se transcriben mal, se corta mal, y eso es plancha perdida y plazo perdido.
• Montar: lo que importa es que el trabajo quede hecho y conste que quedó hecho. Aquí es donde hacen falta fotos y la firma de quien recibe.
• Repartir: lo que importa es el orden, la ruta y que la entrega quede acreditada. Un vidrio entregado sin firma es un vidrio que puede volver.

Lo que cuesta de verdad el papel

El coste no está en el papel, está en el retraso y en lo que no se puede demostrar:

• Se factura tarde, porque hasta que no vuelve el parte no se cierra el aviso. Y facturar tarde es cobrar tarde.
• No se puede demostrar una entrega. Si el cliente dice que ese vidrio llegó roto o que no llegó, sin firma ni foto la discusión se pierde.
• Las medidas se teclean dos veces: una en la libreta y otra en el programa. En el sector del vidrio, teclear dos veces una medida es cortar mal tarde o temprano.
• Nadie sabe cómo va el día hasta que los operarios vuelven. Si un cliente llama a las once preguntando, se le contesta con una suposición.
• Las incidencias se cuentan de viva voz al llegar, y la mitad no llega a escribirse en ningún sitio.

Qué hace falta para ordenarlo

• Que cada aviso tenga su tipo (medición, montaje o reparto), su dirección, su hora y su operario, y que eso se decida en la oficina, no en la puerta del taller.
• Que el operario vea su día en el móvil, con el teléfono del cliente a un toque y la dirección enlazada al navegador.
• Que pueda registrar lo que ha pasado sin escribir una redacción: hora real, observaciones, fotos e incidencia si la hubo.
• Que el cliente firme en la pantalla, y que esa firma quede guardada con el aviso.
• Que todo eso llegue a la oficina el mismo día, no cuando vuelva la furgoneta.
• Y que funcione sin cobertura, porque medio trabajo se hace en sótanos, garajes y obras donde no hay red. Lo que se registre allí tiene que subirse solo al recuperar señal.

Ese último punto es el que descarta la mayoría de soluciones genéricas de reparto: están pensadas para repartidores urbanos con cobertura, no para un instalador en el sótano de una obra.

Por qué un programa de reparto genérico no encaja

En el mercado hay muchas aplicaciones de gestión de flotas y reparto, y son buenas para lo que hacen. El problema es que reparten paquetes, y un vidrio no es un paquete: se mide antes, se fabrica a medida para ese hueco concreto, se monta en un sitio determinado, y si se rompe no hay otro igual en el almacén.

Además, esas aplicaciones viven fuera de tu gestión. El aviso lo creas dos veces, el cliente está dado de alta dos veces, y lo que ocurre en la calle no vuelve al presupuesto ni a la factura. Se resuelve el problema del reparto y se crea uno de doble tecleo.

Cómo lo resuelve Squalus

Nuestro ERP para cristalerías lleva los avisos con su tipo de tarea, su operario asignado y su estado, y desde la oficina se organiza el día y la ruta. Al cerrarse, el aviso enlaza con el resto: el pedido, el albarán y la factura con Verifactu, sin volver a teclear datos.

Y en breve estará disponible la parte móvil para el operario: el trabajo del día en el teléfono, con fotos, observaciones y la firma del cliente en la pantalla, pensada para funcionar sin cobertura y sincronizar sola al recuperar señal. Si esto es tu problema del día a día, dínoslo y te avisamos en cuanto esté.