ERP y software de gestión para ingenierías

Casi todo el software de gestión del mercado está pensado para quien vende unidades: entra un pedido, sale un albarán, se factura y el margen se sabe en el momento, porque el coste del artículo estaba en la ficha. Una ingeniería no funciona así. Lo que vende es un proyecto, y el coste de un proyecto no está en ninguna ficha: se va formando mes a mes con horas de gente, desplazamientos, subcontratas y compras, y no se conoce del todo hasta que termina.

De ahí sale el problema que se repite en casi todos los estudios técnicos: se sabe perfectamente lo que se ha facturado y muy mal lo que ha costado hacerlo. Y como la materia prima son horas de personas, si esas horas no se imputan a un proyecto concreto, el margen deja de ser un dato y pasa a ser una impresión. Lo normal entonces es descubrir el proyecto que perdió dinero cuando ya se han hecho otros tres parecidos.

El segundo desajuste es el calendario. Un proyecto se cobra por hitos o por certificaciones, así que lo facturado, lo ejecutado y lo cobrado son tres cifras distintas que casi nunca coinciden en el tiempo. Un programa que solo sepa emitir facturas te enseña una de las tres y te deja las otras dos en una hoja de cálculo.

En obra no se factura lo que se ha hecho este mes: se mide todo lo ejecutado desde el principio y se resta lo ya certificado antes. Eso es certificar a origen. Tiene una ventaja grande, que es que cualquier corrección de medición se arregla sola en la siguiente certificación sin tener que rectificar las anteriores, y un inconveniente igual de grande: obliga a llevar el acumulado de cada partida al día, porque una certificación mal medida arrastra el error a todas las que vengan detrás.

A eso se le suman los modificados, que es el trabajo que aparece a mitad de obra porque el cliente cambia algo o porque el terreno no era lo que decía el proyecto. Los modificados se ejecutan casi siempre antes de estar aprobados por escrito, y ese hueco entre hacerlos y documentarlos es por donde se escapa el dinero: trabajo hecho que no se llega a cobrar porque nadie lo dejó anotado cuando tocaba.

Y luego está la retención de garantía, ese porcentaje que el cliente descuenta de cada certificación y devuelve al cabo de meses o años. Contablemente no es un descuento: es dinero tuyo aparcado. Si no se lleva la cuenta de lo retenido y de cuándo vence, se convierte en cobros que nadie reclama porque a nadie le consta que existan.

La primera pregunta es quién va a atender el teléfono cuando algo falle un martes por la mañana. En este sector es muy habitual comprarle a un distribuidor de un producto que fabrica un tercero, y el día que hace falta cambiar algo del programa el distribuidor no puede: tiene que pedírselo al fabricante y ponerse a la cola. Merece la pena saber, antes de firmar, si quien te vende puede tocar el código o solo revenderlo.

La segunda es qué pasa con tus datos si un día te vas. La respuesta correcta es aburrida: se exportan, sin coste y sin plazos. Si la respuesta es larga y llena de matices, ya sabes lo que hay.

La tercera es cuánto tiempo tuyo cuesta la puesta en marcha, y desconfía de quien diga que ninguno. Alguien de tu casa tiene que explicar cómo trabajáis, revisar los datos migrados y decidir cuatro cosas; eso no lo puede hacer el proveedor solo. Lo que sí es razonable exigir es que ese tiempo se sepa por adelantado y no se descubra sobre la marcha.

Y la cuarta, la que ahora mismo tiene fecha: Verifactu. El Real Decreto-ley 15/2025 dejó la obligación en el 1 de enero de 2027 para las sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto de obligados. Es tiempo de sobra para elegir con calma, y justo por eso conviene elegir ahora y no en el último trimestre, que es cuando todos los proveedores tienen la agenda llena y las prisas las acaba pagando el cliente.