Cuándo toca cambiar de ERP: ocho señales

Cambiar el programa de gestión de una empresa es caro, lleva meses y molesta a todo el mundo. Por eso conviene tener claro cuándo está justificado y cuándo no, porque las dos equivocaciones se pagan: cambiar sin necesidad, y aguantar cinco años más de lo debido.

La regla corta, si solo te quedas con una frase: el problema no es el programa, es el trabajo que hay que hacer por fuera del programa. Cuando ese trabajo pesa más que el de dentro, el programa ya no te está ayudando.

Las ocho señales

• Hay un Excel paralelo que manda más que el programa. No uno para un cálculo suelto: uno que se consulta a diario y del que depende gente. Es la señal más fiable de todas, porque significa que el programa no sabe algo que la empresa necesita saber.
• El mismo dato se teclea dos o tres veces. El pedido se apunta aquí, el albarán allá, la factura en otro sitio. Además del tiempo, cada tecleo es una oportunidad de descuadre, y los descuadres se descubren tarde y a mano.
• Nadie sabe la respuesta hasta que alguien la calcula. Cuánto he vendido de esto, qué margen deja aquel cliente, cuánto stock tengo de verdad. Si la respuesta tarda dos días y sale de una hoja hecha por una persona concreta, la empresa está decidiendo a ciegas o con retraso.
• Depende de una persona. Hay alguien que es el único que sabe hacer «eso» en el programa. No es culpa suya: es que el programa lo permite y nadie lo ha documentado. El día que se vaya, o se ponga enfermo en cierre de mes, se ve el tamaño real del problema.
• Ya no se puede tocar. Pides un cambio y la respuesta es que no se puede, o que hay que esperar a la próxima versión, o que quien lo hizo ya no está. Un programa que no puede acompañar a la empresa cuando cambia deja de ser una herramienta y pasa a ser un límite.
• Va lento, y no es el ordenador. Pantallas que tardan, listados que hay que lanzar a mediodía porque bloquean, cierres que se hacen por la noche. Suele venir del volumen de datos acumulado, y solo va a ir a peor.
• No cumple algo que ahora es obligatorio. Verifactu, factura electrónica, un requisito de tu sector. Aquí no hay debate: o el proveedor lo resuelve con fecha, o hay que cambiar.
• El soporte se ha apagado. Tardan días, contestan cosas genéricas, o directamente el fabricante ha dejado de mantener tu versión. Un programa sin nadie detrás es un riesgo, aunque hoy funcione.

Y tres razones que NO justifican cambiar

Son las que más veces he oído y las que peor acaban, porque el cambio no arregla lo que duele.

• «Es feo y anticuado». Si hace su trabajo, es rápido y la gente lo domina, la estética es la razón más cara de cambiar que existe. Un programa nuevo y bonito con el que nadie sabe trabajar es peor que uno soso que todos manejan.
• «Todo el mundo está en la nube». Eso no es un motivo, es una moda. El motivo sería necesitar trabajar desde fuera, o querer dejar de ocuparte del servidor. Si ninguna de las dos cosas te pasa, no hay nada que ganar.
• «Lo usamos mal y esperamos que el nuevo nos obligue a usarlo bien». No pasa. Si el problema es que nadie registra los albaranes a tiempo, el programa nuevo tendrá los mismos albaranes sin registrar y habrás pagado por descubrirlo.

Antes de pedir presupuestos, haz esto

Cuatro cosas que cuestan poco y cambian por completo la calidad de lo que te van a ofrecer. Además te sirven aunque al final no cambies.

• Haz la lista de los Excel paralelos. Cada uno señala un agujero concreto del programa actual. Esa lista es, casi literalmente, el pliego de lo que necesitas.
• Escribe el circuito real, no el oficial. Cómo entra un pedido y qué pasa hasta que se cobra, incluyendo los apaños. Los apaños son información: normalmente están tapando algo que el programa no hace.
• Separa lo imprescindible de lo deseable. Por escrito y antes de hablar con nadie. Si no lo haces tú, la lista la acaba escribiendo el comercial que te visite, y no la escribirá a tu favor.
• Mira en qué estado están tus datos. Cuántos clientes duplicados hay, cuántos artículos sin usar desde hace años, qué campos se han usado para algo distinto de lo que fueron creados. Esto va a ser trabajo tuyo en cualquier migración y empezarlo pronto quita semanas del final.

Cambiar de golpe o por partes

Si decides cambiar, la siguiente pregunta es cómo, y aquí se cometen los errores caros.

Cambiarlo todo un lunes es tentador porque parece más limpio, pero concentra todo el riesgo en un día y con la empresa funcionando. Cuando algo falla —y falla— falla con clientes esperando.

Ir por áreas es más lento y obliga a convivir un tiempo con dos sistemas, lo que nadie disfruta. A cambio, cada paso se prueba con la empresa en marcha y un problema afecta a un área, no a todas. Salvo que la empresa sea muy pequeña, casi siempre compensa.

El único momento razonable para el cambio completo de golpe es el inicio de ejercicio, y aun así conviene tener el sistema viejo consultable durante meses. No hace falta que siga funcionando: hace falta poder mirar.