Tu gente ficha desde el móvil. Tú no cambias de programa.
El registro de jornada es obligatorio desde 2019 y hay que conservarlo cuatro años. Esto lo resuelve dentro del programa de gestión que ya usas: las mismas personas, el mismo calendario laboral y una sola lista de trabajadores.
- Sin instalar nada. Se abre en el navegador del móvil y se queda como un icono. Ni Google Play ni App Store.
- La hora la pone el servidor. Nunca el teléfono del interesado. Es lo que hace que el registro sirva para algo.
- Sin geolocalización. No pedimos la ubicación de nadie. La norma no la exige y un registro no la necesita.
Cuidado con quien te venda que ya está «adaptado al nuevo Real Decreto»
Lo que ya es obligatorio
Desde el RD-ley 8/2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a toda empresa a llevar un registro diario de jornada con la hora de entrada y la de salida de cada persona, y a conservarlo cuatro años. Sin excepciones por tamaño ni por tipo de contrato.
Lo que está en tramitación
Hay un Real Decreto que endurece los requisitos —registro digital, accesible, trazable— pero no está aprobado: el Consejo de Estado dictaminó en contra y el texto sigue sin publicarse. Y sus requisitos técnicos concretos se remiten a un desarrollo posterior que tampoco existe todavía.
Por eso no vamos a decirte que estamos «adaptados» a una norma que aún no se ha publicado, ni que cumplimos una API que esa norma no exige en ninguna parte. Lo que tenemos es un registro digital con trazabilidad y conservación de cuatro años, construido para encajar en lo que se está tramitando. Cuando se publique el desarrollo técnico, lo ajustaremos y te lo contaremos.
Cuatro pantallas. Ni una más, y es a propósito
Esto lo usa alguien con guantes, en la calle y con prisa, no un administrativo sentado. Si fichar cuesta más de dos segundos, la gente deja de fichar y el registro se llena de huecos.
Sin cobertura se ficha igual
La marca se guarda en el móvil y sube sola al recuperar la señal, anotada como incidencia técnica, que es el supuesto que contempla la norma. Y si en ese móvil entra otro operario, la marca del primero no se le atribuye al segundo: espera a su dueño.
Sus horas, sin pedir permiso
El trabajador consulta y se descarga su propio registro cuando quiere, en hoja de cálculo o en resumen. No tiene que pasar por la oficina ni pedírselo a nadie, que es exactamente lo que dice la ley que puede hacer.
Sin saber dónde está
No pedimos la ubicación, ni al fichar ni después. Es un dato personal sensible, la norma no lo exige y es lo primero que pregunta un comité de empresa. Que no lo tengamos es la respuesta más corta.
Si la oficina corrige una hora, la conformidad la da el trabajador. No la empresa por él
Cuando alguien de la oficina cambia una hora del registro de un trabajador, la norma quiere que conste que el trabajador lo sabe y si está de acuerdo. En la práctica esa casilla la rellena casi siempre la propia empresa. Un registro donde la conformidad la firma la otra parte no acredita ninguna conformidad, y menos justo cuando hace falta: cuando hay discrepancia.
Aquí la corrección le llega al móvil: qué ha cambiado, quién lo ha cambiado, cuándo y con qué motivo. Contesta él. Y si no está conforme, el motivo es obligatorio.
- Lo que había declarado la oficina no se borra: se conserva al lado de lo que contesta el trabajador.
- La respuesta lleva la hora del servidor y entra en el registro de cambios.
- La oficina la ve junto al asiento corregido, sin tener que buscarla.
- La corrección se aplica igual, sin esperar: si no, el registro enseñaría durante días una hora que ya se sabe equivocada.
Que la empresa pusiera «sí» y el trabajador conteste «no» es exactamente el hecho que hay que poder enseñar. La discrepancia no bloquea el dato: lo acompaña.
Por qué esto se sostiene delante de una inspección y una hoja de cálculo no
Un registro de jornada solo vale para algo el día que hay discrepancia. Todo lo de aquí abajo existe para ese día.
La hora la pone el servidor
Siempre, y nunca el móvil. La que declara el teléfono se guarda aparte, con el desfase en segundos, para poder auditar relojes mal puestos. Un registro con la hora que pone el dispositivo del interesado no acredita nada.
Un fichaje no se borra nunca
Se anula, y queda el rastro. No es una norma de uso: la propia base de datos lo impide. Si alguien intenta borrar un fichaje, responde que los fichajes no se borran y no deja.
Cada cambio queda encadenado
Cada apunte del registro de cambios lleva una huella que incluye la del apunte anterior. Tocar una línea invalida esa y todas las siguientes. No hace imposible la manipulación: hace que se note.
Los datos personales, cifrados
Nombre, NIF, teléfono y correo van cifrados en la propia base de datos. Quien se lleve el fichero no se lleva los datos de tu plantilla.
Nada entra sin firma
Lo que viaja entre la web y el programa de la oficina va firmado con una clave aparte. Sin firma válida el ERP no acepta ni una línea, porque cifrar impide leer pero no impide escribir.
Si algo falla, se para
Si falta una clave, si una firma no cuadra o si la base no está al día, el sistema se niega a funcionar y dice por qué. Nunca sigue adelante haciendo lo que puede, que es como se corrompe un registro.
Y una que decimos en voz alta porque casi nadie la dice: consultar y descargarse el propio registro no depende de la licencia. Si el módulo no está al corriente de pago no se pueden registrar marcas nuevas, pero el trabajador sigue pudiendo ver y descargar sus horas. Es un derecho suyo y no puede depender de si su empresa nos ha pagado.
Dentro del programa de gestión, no en otra pestaña
Los fichajes del móvil entran en el ERP y se quedan ahí, con las mismas personas y el mismo calendario laboral que ya tenías cargado.
Corregir sin borrar
La oficina puede rectificar una hora, anular una marca o dar de alta la que faltó. Cada cambio pide motivo y queda con su autor y su hora. Nada desaparece.
Las contraseñas se entregan en mano
La oficina genera la contraseña del operario, se la da, y el programa no la guarda: se enseña una sola vez. Viaja cifrada y la web solo conserva su huella.
El cálculo que ya existía
Horas normales, extras, bajas, festivos, vacaciones y el balance contra la jornada teórica. Es el mismo informe de presencia del ERP, ahora calculando sobre fichajes reales.
Una sola lista de trabajadores
Los operarios son los del ERP. No hay dos maestros de personal que sincronizar ni que se descuadren, y en un registro de jornada dos listas que no coinciden son asientos atribuidos a quien no es.
¿Por qué dentro del ERP y no en una herramienta aparte?
Porque una herramienta de personal termina en la persona, y el programa de gestión llega hasta el pedido y la factura.
El coste de mano de obra deja de ser una estimación
Si además imputáis trabajos en el ERP, las horas y los pedidos viven en el mismo sitio: lo que cuesta de mano de obra un pedido concreto se puede mirar, en vez de calcularlo aparte.
Presencia contra trabajo imputado
La diferencia entre el tiempo que alguien está en el taller y el que tiene imputado a trabajos es el tiempo que se va en otra cosa. Ese número no existe si las dos mitades viven en programas distintos.
El calendario laboral ya está puesto
Horarios, turnos, festivos y jornada teórica los tiene el ERP desde siempre. Es contra eso contra lo que se mide un registro de jornada, y no hay que volver a cargarlo en ningún sitio.
Un problema menos que sincronizar
Alta, baja o cambio de un trabajador se hace una vez. Nadie tiene que acordarse de darlo de alta también en el otro programa, que es donde empiezan los descuadres.
Lo que esto no es
Preferimos decirlo aquí que en la segunda reunión.
No es un programa de recursos humanos
No lleva vacaciones, ni nóminas, ni gestión documental, ni selección de personal. Si buscas eso, hay productos que lo hacen mejor que nosotros y te lo diremos.
No se vende suelto
Es un módulo del programa de gestión: se apoya en su maestro de personal y en su calendario laboral. Si no usas nuestro ERP, cuéntanoslo y te decimos con franqueza si te compensa.
No garantiza tu cumplimiento
Te da el registro, la trazabilidad y las entregas que la norma pide. Cumplir depende también de cómo se use: si nadie ficha, no hay programa que lo arregle.
Qué hace falta para ponerlo
- Un alojamiento con PHP 8, del tipo que ya tiene cualquier web.
- Un equipo encendido en la oficina que enlace el programa con la web.
- HTTPS. Nada más: ni servidor propio, ni licencias de terceros.
Mientras tanto, un Excel
Si todavía no llevas ningún registro, empieza por algo. Tenemos una plantilla de control horario en Excel, gratis y sin registrarte. Vale para salir del paso, y cuando se os quede corta ya hablamos.
Preguntas frecuentes
¿El registro de jornada es obligatorio para mi empresa?
Sí. Desde el RD-ley 8/2019, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a toda empresa a llevar un registro diario de la jornada de cada persona trabajadora, con la hora de inicio y de fin, y a conservarlo cuatro años. Es independiente del tamaño de la empresa y del tipo de contrato.
¿Vale un Excel como registro de jornada?
Para empezar sirve, y de hecho publicamos una plantilla gratuita. El problema del Excel aparece cuando hay que demostrar algo: una hoja de cálculo se puede reescribir entera a posteriori y no deja constancia de quién cambió qué ni cuándo. Con varios trabajadores, turnos o desplazamientos, lo que se espera es un sistema donde cada cambio quede registrado.
¿Hace falta instalar una aplicación en el móvil de cada trabajador?
No. Es una aplicación web: se abre en el navegador del móvil y se puede añadir a la pantalla de inicio para que quede como un icono más. No hay que pasar por Google Play ni por la App Store, no ocupa sitio y funciona igual en Android y en iPhone.
¿Se puede fichar sin cobertura?
Sí. La marca se guarda en el móvil y se envía sola en cuanto vuelve la señal, quedando anotada como incidencia técnica, que es el supuesto que la propia norma contempla. La hora que vale sigue siendo la del servidor, y al lado se guarda la que declaró el teléfono para justificar el hueco.
¿Usáis la ubicación del trabajador?
No, y es una decisión de diseño. La geolocalización es un dato personal especialmente sensible, la norma no la exige, y un registro de jornada no la necesita para ser válido. No la pedimos, no la guardamos y no la enseñamos.
¿Quién puede pedir el registro y qué se le entrega?
Cada persona trabajadora tiene derecho al suyo, la representación legal de los trabajadores a los datos de la plantilla y la Inspección de Trabajo al registro íntegro. El programa prepara las tres entregas por separado, y la de la representación legal va con los datos minimizados: sin DNI, sin domicilio y sin datos de conciliación.
¿Puedo contratar solo el control horario, sin vuestro ERP?
Hoy no. Es un módulo del programa de gestión: se apoya en el mismo maestro de personal y en el mismo calendario laboral, que es justo lo que evita tener dos listas de trabajadores descuadradas. Si no usas nuestro ERP y te interesa, cuéntanoslo y te decimos con franqueza si te compensa.
Cuéntanos cómo ficháis hoy
Si es un cuaderno, un Excel o un reloj de la entrada, nos vale para empezar. Te decimos qué te falta para tener un registro que aguante, y si esto te encaja o no.