Presupuestar una obra de acristalamiento sin perder dinero

Un encargo de obra tiene un atractivo evidente: una cifra grande de golpe y varios meses de taller cargado. También es el tipo de trabajo que más ha hundido cristalerías buenas, y llama la atención que casi nunca sea por haber calculado mal el precio del vidrio.

Se pierde dinero en lo que rodea al vidrio: en lo que no se puso por escrito, en los cambios que se aceptaron sin revisar el precio y en el tiempo que tarda en llegar el dinero.

El presupuesto empieza por lo que NO incluye

En un trabajo de mostrador basta con decir qué haces. En obra hay que decir además, y por escrito, qué no haces. Todo lo que no esté excluido se dará por incluido el día que haga falta, y esa conversación se tiene siempre con la obra ya empezada y con prisa.

Las exclusiones que más veces salvan un trabajo:

• Medios de elevación: grúa, plataforma o andamio, y quién los pone. Un vidrio grande a una cuarta planta puede necesitar una grúa que cuesta más que el propio vidrio del día.
• Ayudas de albañilería, recibidos y remates. Si el hueco no está como debería, alguien tiene que arreglarlo y hay que saber quién.
• Retirada de escombro y del vidrio antiguo, con su gestión de residuo.
• Trabajos fuera de horario o en fin de semana, típicos en locales comerciales en funcionamiento.
• Protección y limpieza final del vidrio, que en obra es más trabajo del que parece.
• El acopio: si el material tiene que quedarse almacenado en obra semanas, quién responde si se rompe o desaparece.

Las medidas de proyecto no son medidas

Presupuestar sobre plano es normal y necesario. Fabricar sobre plano es otra cosa muy distinta y hay que decirlo explícitamente: el presupuesto se hace con las medidas del proyecto, y la fabricación se hará con las medidas tomadas en obra una vez ejecutados los huecos.

Sin esa frase, el día que el hueco venga tres centímetros distinto tendrás que comerte tú la pieza. Con ella, se replantea y se ajusta. Es una línea en el presupuesto y vale mucho dinero.

Los cambios de proyecto: por escrito o no existen

En obra, el proyecto cambia. Siempre. Cambia el color del perfil, cambia una composición, aparecen dos huecos nuevos, se decide que ahora el vidrio del hall lleva serigrafía. Nada de eso es un problema si cada cambio genera un precio y una aceptación antes de fabricar.

El problema aparece cuando los cambios se van aceptando de palabra, por teléfono, con el jefe de obra que tiene prisa. Al final del trabajo hay una discusión de miles de euros donde una parte recuerda una cosa y la otra recuerda otra, y quien tiene los papeles gana.

La regla práctica es sencilla y hay que sostenerla desde el primer día: cambio pedido, precio dado, aceptación recibida, y solo entonces se lanza a taller. Si se rompe una sola vez, se rompe siempre.

Materiales: el riesgo que no controlas

Entre que firmas un presupuesto de obra y sirves la última unidad pueden pasar meses. En ese plazo el precio del vidrio puede haberse movido, y ese riesgo lo asumes tú salvo que digas lo contrario.

Dos cláusulas cortas resuelven casi todo. Una validez de oferta explícita, con una fecha concreta y no un «precios sujetos a variación». Y una revisión de precios si la ejecución se prolonga más allá de un plazo determinado por causas ajenas a ti, que en obra es lo normal.

Conviene también decir qué pasa si la obra se para: quién paga el material ya fabricado a medida, que no sirve para nadie más, y el almacenaje mientras tanto.

Certificaciones y cobro: aquí se ahoga la tesorería

Esta es la parte que más veces mata a una cristalería que trabaja bien. En obra no se cobra al entregar: se certifica mensualmente lo ejecutado, la propiedad aprueba, y desde ahí empieza a contar el plazo de pago. Entre que sirves y cobras pueden pasar tres meses o más, mientras tú ya has pagado el vidrio a tu proveedor.

Tres cosas que hay que dejar cerradas antes de empezar:

• Fechas: qué día de cada mes se cierra la certificación y en qué plazo se paga. Con fechas concretas, no con «a fin de mes».
• Retención de garantía: cuánto se retiene, durante cuánto tiempo y si se puede sustituir por aval. Ese dinero puede tardar un año en volver, y si no lo has contado está haciendo falta en tu caja.
• Un anticipo o un acopio pagado cuando el material es especial. Si has encargado un vidrio a medida que no vale para otro trabajo, no tiene sentido financiarlo tú entero.

Y una recomendación que suena obvia y se salta mucho: mira quién te va a pagar antes de aceptar. En una obra grande no cobras de la propiedad, cobras de la constructora que tienes delante, y su solvencia es la que importa. Un trabajo de sesenta mil euros que no se cobra no es un mal año, es el fin.

Lo que hay que poder ver mientras dura

Una obra de varios meses no se controla de memoria. En cualquier momento tienes que poder responder a cuatro preguntas, y si para contestarlas hay que revisar carpetas, ya vas tarde:

• Qué se ha fabricado y servido de lo presupuestado, por capítulos.
• Qué cambios se han aceptado y por qué importe, para que ninguno se quede sin facturar.
• Qué se ha certificado, qué se ha facturado y qué está pendiente de cobro.
• Cuánto material hay comprado para esta obra que todavía no se ha servido.

El desvío en una obra no aparece de golpe al final: se va formando mes a mes en piezas rehechas, viajes de más y cambios servidos sin facturar. Se ve a tiempo o no se ve.

Cómo lo resuelve Squalus

El presupuesto de obra se lleva por capítulos y partidas, con sus revisiones guardadas: cuando el proyecto cambia, se genera una versión nueva sin perder la anterior, y ahí está la prueba de qué se aceptó y cuándo.

De ahí sale el pedido, la fabricación con sus órdenes de corte y el albarán de cada entrega parcial. Y en la ficha del cliente se ve lo servido, lo facturado y lo pendiente de cobro con su riesgo, que es la pregunta que de verdad importa cuando la obra lleva cuatro meses.

Si trabajáis para obra y lleváis el seguimiento en una hoja de cálculo aparte del programa de facturar, ese es el punto donde antes se nota el cambio. Contadnos cómo lo lleváis ahora y os decimos con franqueza si os compensa.