Los libros registro de IVA: qué son y quién los lleva

Los libros registro de IVA son la lista ordenada de todas tus facturas, emitidas y recibidas, con los datos que Hacienda necesita para comprobar tus declaraciones. No son la contabilidad: son una obligación distinta, del IVA, y afectan también a quien no lleva contabilidad completa.

En la práctica los lleva casi todo el mundo sin pensar en ello, porque los genera el programa. El problema llega el día que hay que aportarlos y aparecen huecos, duplicados o facturas fuera de orden que nadie sabe explicar.

Qué libros hay

• Facturas expedidas. Todo lo que emites, incluidas las simplificadas (los antiguos tiques), las rectificativas y las operaciones exentas o con inversión del sujeto pasivo, que también van aunque no lleven cuota.
• Facturas recibidas. Todo lo que te facturan y quieres deducir. Aquí entran también las importaciones y las adquisiciones intracomunitarias.
• Bienes de inversión. Solo si tienes bienes sujetos a regularización, típicamente cuando aplicas prorrata. Lleva el seguimiento durante los años de regularización.
• Determinadas operaciones intracomunitarias. El menos frecuente: para los envíos de bienes a otro Estado miembro para trabajos o informes periciales que luego vuelven.

Qué lleva cada apunte

Menos de lo que la gente teme, pero todo tiene que estar:

• Número y, si la hay, serie de la factura.
• Fecha de expedición y fecha de la operación, cuando no coinciden. La segunda se olvida a menudo y es la que determina el periodo.
• Nombre o razón social y NIF de la otra parte.
• Base imponible, tipo aplicado y cuota, desglosados por tipo si la factura mezcla varios.
• El recargo de equivalencia, si procede, con su propio desglose.
• Y en las rectificativas, la referencia de la factura que corrigen.

El orden importa: los apuntes van por fecha, y la numeración de tus facturas emitidas debe ser correlativa y sin huecos dentro de cada serie. Un salto de numeración es lo primero que se mira en una comprobación, así que si anulas una factura, la anulación se registra; el número no se salta ni se reutiliza.

Cómo se corrige un error

Esta es la parte donde más gente se mete en un lío por querer arreglarlo rápido.

Una factura emitida no se borra ni se modifica. Si está mal, se emite una factura rectificativa que la corrige, y las dos quedan en el libro. Cambiar el importe de una factura ya emitida, o borrarla y reutilizar el número, es exactamente lo que Verifactu viene a impedir y lo que en una comprobación se interpreta mal.

Un apunte del libro mal tecleado sí se corrige, porque el error está en el registro y no en la factura. Es la diferencia importante: se corrige el libro, no se toca la factura.

Si el error ya se declaró, hay que ver si el trimestre está presentado. Si lo está, toca una complementaria o una rectificativa de la declaración, según si el resultado sale a favor de Hacienda o tuyo. Aquí conviene preguntar antes de tocar nada.

Libros, SII y Verifactu no son lo mismo

Se confunden constantemente porque los tres hablan de facturas, pero son obligaciones distintas y a destinatarios distintos.

• Los libros registro son tuyos. Los llevas y los conservas; Hacienda los pide si hace una comprobación.
• El SII es llevar esos libros en la sede electrónica de Hacienda, enviando el detalle en pocos días. Es obligatorio para grandes empresas, grupos de IVA e inscritos en devolución mensual. Una pyme normal no está en el SII, aunque puede acogerse voluntariamente.
• Verifactu va del programa que emite la factura: obliga a que cada factura genere un registro encadenado e inalterable. Afecta al software, no a tus libros, y su calendario es propio.

El resumen práctico: si eres una pyme, con llevar bien tus libros y presentar tus modelos vas servido; lo que sí tienes que comprobar es que tu programa de facturación cumpla Verifactu en la fecha que le corresponda.

Cuánto hay que conservarlos

El plazo de referencia son cuatro años desde el fin del plazo de presentación de la declaración correspondiente, que es el periodo en que Hacienda puede comprobar. Con los bienes de inversión el plazo se estira, porque hay que poder justificar toda la regularización.

En la práctica lo sensato es guardarlos más, y sobre todo guardarlos de forma que se puedan leer. Un fichero exportado de un programa que ya no tienes instalado no sirve de nada. Al cambiar de programa, exporta los libros en un formato abierto y comprueba que se abren, antes de dar de baja el viejo.