Qué debe tener un programa de contabilidad para una pyme

Comparar programas de contabilidad por su lista de características no sirve de mucho: todos ponen lo mismo. Hacer asientos, sacar un balance y un mayor lo hace cualquiera desde hace treinta años.

Lo que separa a unos de otros es lo que pasa los días concretos en que la contabilidad da trabajo de verdad: cuando hay que presentar a Hacienda, cuando llega el extracto del banco con doscientos apuntes y cuando toca cerrar el ejercicio. Sobre eso va esto.

Lo que tiene que venir de serie

Si algo de esta lista se cobra aparte o «se hace exportando a Excel», tenlo en cuenta al comparar precios, porque es trabajo que acabas haciendo tú todos los trimestres.

• Los modelos de Hacienda, rellenos desde tus datos. 303 y 390 de IVA, 111 y 190 de retenciones, 347 de operaciones con terceros, 200 del impuesto de sociedades. Y que se puedan presentar sin volver a teclear las cifras en la web de la Agencia Tributaria, que es donde se cometen los errores.
• Conciliación bancaria con el extracto del banco. Que puedas cargar el fichero normalizado del banco (el formato Norma 43) y que el programa proponga los emparejamientos. Sin esto, cada mes son horas de cotejar líneas a mano.
• Amortizaciones automáticas. Que des de alta el bien una vez con su método y su vida útil, y que el asiento salga solo cada ejercicio. Llevar esto en una hoja aparte es de las cosas que más se olvidan.
• Asientos predefinidos y periódicos. Los que se repiten todos los meses (alquiler, cuotas, nóminas) no deberían escribirse a mano doce veces al año.
• Punteo y cierre de ejercicio. Regularización, asiento de cierre y apertura del siguiente sin trabajo manual, y con el ejercicio anterior consultable después. Suena obvio y no todos lo hacen igual de bien.
• Verifactu. Si el programa emite facturas, en 2026 esto ya no es opcional. Si solo lleva contabilidad y la facturación está en otro sitio, la obligación es del que factura, pero conviene saber quién la cumple.
• Los libros que te pueden pedir. Diario, mayor, balance de sumas y saldos, pérdidas y ganancias, y los libros registro de IVA. Exportables y en un formato que sirva para presentarlos.

La pregunta que más dinero ahorra: ¿de dónde vienen los asientos?

Aquí es donde una pyme gana o pierde horas de verdad, y casi nadie lo pregunta al comparar.

Si tu programa de facturación y tu contabilidad son dos cosas separadas que no se hablan, alguien está tecleando las mismas facturas dos veces. En una empresa que emite doscientas facturas al mes, eso es una persona ocupada varios días y una fuente permanente de descuadres, porque a la segunda vez siempre se cambia algo.

Lo que hay que preguntar, en este orden: si las facturas emitidas pasan solas a contabilidad; si las de proveedor también, y con qué trabajo; y si al cobrar o pagar se genera el apunte correspondiente. Cuanto más «sí» haya, menos trabajo mecánico y menos descuadres al cerrar.

Con asesoría o sin asesoría: no es la misma decisión

Mucha pyme no lleva su contabilidad, se la lleva la asesoría. Eso cambia lo que hay que mirar.

• Si te la lleva la asesoría entera, lo que necesitas no es un programa de contabilidad: es una forma cómoda de hacerle llegar las facturas y, sobre todo, poder ver tus números cuando quieras sin pedirlos por correo. El problema real de este esquema no es el precio: es enterarte del resultado del año en marzo del año siguiente.
• Si lleváis la contabilidad en casa y la asesoría revisa y presenta, entonces sí necesitas programa, y hay que preguntar en qué formato quiere los datos tu asesoría. Que se los puedas dar es más importante que cualquier otra característica.
• Si lo lleváis todo en casa, entonces mira la lista completa de arriba, y con especial atención a los modelos y al cierre.

Nube o instalado, sin dogmas

La discusión se plantea mal casi siempre. Las dos opciones funcionan; lo que cambia es qué problema prefieres tener.

En la nube pagas todos los meses para siempre, no te ocupas de copias ni actualizaciones, y entras desde donde quieras. A cambio, tus datos están en casa de otro, el precio lo decide otro, y si un día quieres irte, la pregunta importante es en qué formato te llevas la información. Pregúntalo antes de entrar, no después.

Instalado pagas una vez y una cuota de soporte, los datos están en tu servidor y nadie te sube el precio por sorpresa. A cambio, las copias de seguridad son responsabilidad tuya y para trabajar desde fuera hay que montar algo.

El criterio práctico: si el volumen de datos es grande, si necesitas que se conecte con otros programas tuyos, o si te importa mucho no depender de una cuota, lo instalado sale bien. Si sois pocos, trabajáis desde varios sitios y no queréis pensar en informática, la nube.

Cinco preguntas antes de comprar

• ¿Cómo saco todos mis datos si me voy? Que la respuesta sea concreta: un formato, unos ficheros. «Te damos una exportación» no es una respuesta hasta que dices de qué.
• ¿Cuántos ejercicios anteriores puedo consultar? Necesitas los cerrados a mano. Que estén «en un histórico» que hay que pedir no vale.
• ¿Los modelos se presentan desde el programa o hay que teclearlos otra vez? Es la diferencia entre una tarde y un rato, cuatro veces al año.
• ¿Se conecta con lo que ya tengo? Facturación, TPV, banco. Si la respuesta es que no, cuenta el tiempo de picar.
• ¿Qué incluye el soporte y a quién llamo en abril? En temporada de impuestos, un soporte que tarda cuatro días es como no tenerlo.