Conectar dos programas para dejar de teclear lo mismo dos veces

Casi todas las empresas acaban con dos o tres programas que no se hablan: el de gestión, el de la tienda online, el TPV de la tienda física, el de la asesoría. Y entre ellos, una persona copiando datos.

El coste visible es el tiempo. El caro es el otro: en cuanto el mismo dato vive en dos sitios, los dos sitios acaban diciendo cosas distintas, y entonces hay que dedicar tiempo a averiguar cuál tiene razón. Eso no se arregla poniendo más cuidado.

Las cuatro formas de conectar dos programas

De más deseable a menos, aunque la mejor es la que tu caso permita, no la más moderna.

• Por API. Un programa le pregunta al otro y este contesta, al momento. Es lo mejor cuando existe: los datos van al instante y se sabe si algo ha fallado. Requiere que los dos lados tengan API y que la del otro haga lo que necesitas, que no siempre coincide con lo que anuncia.
• Por ficheros. Uno deja un fichero (CSV, XML, JSON) y el otro lo recoge cada cierto tiempo. Suena antiguo y es enormemente robusto: si el otro sistema está caído, el fichero espera. Para volcados nocturnos de catálogo o de precios sigue siendo la mejor opción.
• Por base de datos. Uno escribe directamente en las tablas del otro. Es rápido de programar y es el que más problemas da a medio plazo: se salta las validaciones del programa, y cualquier actualización del fabricante puede romperlo sin avisar. Se usa cuando no hay otra, y sabiendo lo que se hace.
• Por automatización de la pantalla. Un robot que teclea en el programa como si fuera una persona. Es el último recurso, para programas cerrados sin ninguna vía. Funciona, pero se rompe cuando cambia una pantalla, así que hay que contar con mantenerlo.

La pregunta que hay que contestar antes: quién manda

Es la decisión más importante y la que más se salta. Para cada dato hay que decidir cuál de los dos sistemas es el que tiene razón.

El precio de un artículo, ¿lo decide el ERP o la tienda online? Los dos permiten cambiarlo. Si no se decide, alguien lo cambiará en el sitio equivocado, la sincronización lo pisará, y tendrás una discusión cada tres semanas sobre por qué se ha cambiado un precio solo.

Se decide dato a dato, no sistema a sistema: es perfectamente normal que el catálogo mande desde el ERP y en cambio el estado del pedido mande desde la tienda. Lo que no puede ser es que un dato tenga dos dueños.

Y donde no manda, mejor que ni se pueda tocar. Un campo que se sincroniza y además es editable es una fuente de conflictos garantizada.

Lo que decide si la integración aguanta

• Qué pasa cuando el otro lado no contesta. Se cae la conexión, el servidor del otro está en mantenimiento. La respuesta correcta no es «no pasa nada»: es que lo que no se pudo enviar quede en cola y se reintente, y que alguien se entere si sigue fallando.
• Que no se duplique al reintentar. Si un pedido se envía, hay un corte y se reintenta, tiene que entrar una vez, no dos. Se resuelve con un identificador único por operación. Suena obvio y es el fallo más frecuente de las integraciones caseras.
• Que haya un aviso cuando falla. Una integración que falla en silencio es peor que no tenerla, porque durante semanas todo el mundo cree que los datos están sincronizados. Que mande un correo cuando algo se atasca.
• Que se pueda ver qué pasó. Un registro de qué se envió y cuándo, consultable. Sin eso, cada discrepancia es una investigación desde cero.
• Cada cuánto hace falta de verdad. «Tiempo real» suena mejor y cuesta más. Para el stock de una tienda online puede hacer falta; para el catálogo, con una vez al día sobra. Preguntarlo ahorra dinero.

Tres preguntas antes de contratar una integración

• ¿Existe la API que hace falta, y la has visto funcionar? Que un programa «tenga API» no significa que exponga lo que tú necesitas. Antes de firmar, que alguien haga una prueba real con tus datos y enseñe el resultado.
• ¿Quién la mantiene cuando alguno de los dos programas se actualice? Porque va a pasar, y una integración sin mantenimiento tiene fecha de caducidad. Que esté dicho quién responde y en cuánto tiempo.
• ¿Qué pasa si un día quito uno de los dos programas? Interesa saber si la integración deja la información en tu lado o si se lleva parte al irse.

Y un aviso sobre las plataformas de automatización

Las herramientas del tipo «conecta A con B sin programar» resuelven de verdad los casos sencillos y de poco volumen, y para eso salen bien. Conviene mirar dos cosas antes de montar encima algo importante.

La primera es que se paga por operación, así que un volumen que hoy es cómodo puede salir caro cuando crezca. La segunda es que suelen quedarse cortas en lo que de verdad importa: reintentos, control de duplicados y trazas. Mientras el flujo sea «cuando entre un formulario, mándame un correo», perfecto. Cuando lo que se mueve son pedidos o facturas, hay que mirarlo con más cuidado.