Saber si ganas dinero en cada trabajo, no solo a fin de año

Al terminar el año, la gestoría trae el resultado y ya está: se ganó o no se ganó. Es una información verdadera y casi inútil, porque llega tarde y porque es un promedio. Dentro de ese número conviven trabajos que dieron un margen estupendo con otros que costaron dinero, y el promedio los tapa a todos.

La pregunta que sí sirve es otra: de lo que hago, ¿qué me deja dinero? Contestarla no requiere un sistema de costes de fábrica, requiere apuntar cuatro cosas en el sitio correcto.

Lo que cuesta una pieza, por capas

El escandallo de una pieza de vidrio tiene tres capas, y la mayoría de las cristalerías controla bien la primera y mal las otras dos:

• El material: la superficie de vidrio consumida, que no es la de la pieza sino la que se ocupa en la plancha, incluida la parte de recorte que no se aprovecha. Aquí es donde el aprovechamiento y los retales cambian el número de verdad.
• La manufactura: canteado por metro lineal, taladros por unidad, escotaduras, pulido, y el tiempo de máquina y de persona de cada operación. Esto suele estar en la tarifa de venta pero no en el coste, y por eso el trabajo muy manufacturado parece más rentable de lo que es.
• El servicio: la medición si la hubo, el transporte, el montaje y las visitas que hicieron falta. Es la capa que más se olvida y la que decide si un trabajo pequeño con desplazamiento salió bien o mal.

Sumadas las tres y comparadas con lo que se cobró, aparece el margen real. Y aparecen también las sorpresas, que suelen ir siempre en la misma dirección: el trabajo grande de obra tiene menos margen porcentual del que se cree, y el trabajo pequeño con desplazamiento tiene bastante menos del que parece o directamente ninguno.

Los costes que se olvidan siempre

Al construir el coste de un trabajo, estas partidas se caen del papel una y otra vez, y todas se pueden imputar sin montar nada complicado:

• La rotura interna. Si una pieza se rehízo, ese trabajo llevó dos piezas y solo se cobró una.
• La segunda visita. Muy frecuente en trabajo pequeño, y casi nunca repercutida.
• El tiempo de administración: presupuestar, pedir el material, seguir el pedido, reclamar el cobro. En trabajos pequeños es proporcionalmente enorme.
• El material sobrante que no vale para otra cosa, típico de composiciones especiales pedidas para un cliente concreto.
• El descuento que se aplicó al final para cerrar la venta y que nadie volvió a mirar.
• El coste financiero de cobrar a noventa días habiendo pagado el vidrio a treinta.

Las tres preguntas que hay que poder contestar

No hace falta un cuadro de mando con veinte indicadores. Con tres respuestas al mes se toman mejores decisiones que con un informe de cuarenta páginas que nadie lee:

• ¿Qué tipo de trabajo me da margen? Mostrador, obra, doble acristalamiento, mamparas, reposición de rotura. Casi siempre hay uno que sostiene a los demás sin que nadie lo supiera.
• ¿Qué clientes me dan margen? Aquí aparece el cliente grande que negocia bien el precio, exige plazos cortos y paga tarde, y que resulta que trabaja gratis para ti. Y aparece también el cliente pequeño y fiel del que nadie se acuerda y que deja más que el otro.
• ¿Qué zonas me dan margen? Si repartes, la distancia y el tráfico cambian el resultado por completo. Hay zonas que solo salen a cuenta si ese día hay varios trabajos cerca.

Qué hacer con lo que salga

Encontrar un trabajo que no da margen no significa dejar de hacerlo. Significa poder decidirlo a propósito, que es muy distinto de descubrirlo dos años después:

• Subir el precio de ese tipo de trabajo. Suele ser lo más sencillo y lo que menos se hace, por miedo a perder al cliente. A veces el cliente ni se inmuta.
• Poner un mínimo o un coste de desplazamiento que hasta ahora no se cobraba.
• Agrupar: si el problema es el desplazamiento, la solución es la ruta, no el precio.
• Aceptarlo a propósito, porque ese trabajo trae otro. La reposición urgente de una rotura casi nunca sale a cuenta por sí sola y es lo que hace que ese cliente te llame para la obra de dentro de seis meses. Eso es una decisión comercial legítima; lo que no es legítimo es que ocurra sin que nadie lo sepa.

Por qué esto no se hace en una hoja de cálculo

Se puede, y mucha gente lo intenta. El problema no es el cálculo, que es sencillo: es que los datos hay que recogerlos en el momento en que ocurren y en el sitio donde ocurren.

La superficie consumida la sabe el que corta. El tiempo de montaje lo sabe el que monta. La rotura la sabe el que la barre. La segunda visita la sabe el que va. Si todo eso hay que teclearlo después en una hoja aparte, no se teclea, y la hoja se abandona al tercer mes. Siempre.

Por eso el escandallo real solo funciona cuando sale del propio trabajo: del presupuesto que ya se hizo, de la orden de corte que ya se lanzó, del parte de montaje que el operario ya rellenó desde el móvil porque era la forma de cerrar el aviso.

Cómo lo resuelve Squalus

El precio de venta sale de las tarifas por tramos de superficie, con los descuentos y recargos de ese cliente, así que lo que se cobró está registrado con su detalle y no como un importe suelto.

Y como el presupuesto, el pedido, la fabricación, el albarán y la factura son el mismo hilo, el coste se puede poner al lado: material consumido, manufacturas, incidencias del taller y las visitas de medición, montaje o reparto que hizo cada operario, con su tiempo.

Con eso, la comparación entre lo que costó y lo que se cobró sale por cliente, por tipo de trabajo y por zona, sin que nadie rellene una hoja aparte. Si ahora mismo no sabrías decir qué tipo de trabajo te deja más, esa es la conversación que merece la pena tener.