Certificaciones de obra: cobrar por avance sin liarse

Un proyecto de seis meses no se factura el último día. Se va cobrando conforme se ejecuta, y el documento que dice cuánto se ha ejecutado es la certificación. Suena administrativo y es donde se decide buena parte del margen de una obra.

Lo que sigue es cómo funciona, por qué se hace «a origen» y cuáles son los tres errores que hacen que una empresa acabe trabajando gratis un porcentaje de cada obra sin darse cuenta.

Qué es certificar, y qué no es

Certificar es declarar y valorar lo que se ha ejecutado hasta una fecha. Se parte del presupuesto aprobado, con sus partidas y precios, y se dice qué cantidad de cada partida está hecha.

Certificación no es factura. La certificación mide y valora; la factura reclama el cobro de lo certificado. Se parecen tanto que mucha gente las confunde, pero el orden importa: primero se certifica y la propiedad o la dirección facultativa lo aprueba, y solo entonces se factura. Facturar sin certificación aprobada es la forma más rápida de que te devuelvan la factura y pierdas el vencimiento.

Tampoco es un albarán: en una obra no se entregan unidades sueltas, se ejecuta una parte de un todo presupuestado.

Por qué «a origen» y no por periodos

Este es el concepto que más cuesta al principio y el que evita más errores.

Una certificación a origen no dice «este mes he hecho esto». Dice «desde el principio de la obra llevo ejecutado esto», acumulado. Lo que se cobra en el periodo es la diferencia entre la certificación de este mes y la del mes anterior.

¿Por qué así? Porque las mediciones se corrigen. Si el mes pasado certificaste 100 metros de una partida y luego se comprueba que eran 92, con certificaciones por periodos tendrías que montar una nota de abono y cuadrar hacia atrás. A origen simplemente pones la cifra correcta acumulada y la diferencia del periodo sale negativa o menor. El sistema se corrige solo.

La regla práctica: la certificación a origen siempre refleja la verdad actual de la obra, y las anteriores no se tocan nunca.

Qué lleva una certificación

• Número y fecha, correlativos por obra.
• Origen: el presupuesto aprobado, con sus partidas, unidades, precios y el total contratado.
• Medición ejecutada a origen de cada partida, que es la parte que hay que defender.
• Importe a origen, medición por precio, y el importe de la certificación anterior.
• Diferencia del periodo, que es lo que se factura.
• Precios contradictorios, si los hay: partidas no previstas cuyo precio se pacta durante la obra. Se numeran aparte y deben ir aprobadas por escrito.
• Revisión de precios, si el contrato la contempla.
• Retención de garantía, si la hay: un porcentaje que se retiene y se libera al terminar el plazo de garantía. Ojo con esto, que va abajo.

Los tres errores que cuestan dinero

Los tres se parecen en algo: no duelen cuando se cometen, duelen meses después.

• Certificar tarde. Lo ejecutado y no certificado es trabajo pagado —en sueldos y materiales— que todavía no ha entrado. Cada mes de retraso es un mes de financiar la obra con dinero propio. Y si la obra acaba mal o el cliente se complica, lo no certificado es lo primero que se discute, porque no hay documento aprobado que lo respalde.
• No documentar los modificados. Es el clásico: la dirección pide un cambio, se hace por buena voluntad y no se refleja en ningún sitio. Al certificar no aparece porque no está en el presupuesto, y al reclamarlo al final la respuesta es que no consta. Un modificado sin precio aprobado por escrito antes de ejecutarlo es, en la práctica, trabajo regalado.
• Olvidar la retención de garantía. Se retiene un 3 % o un 5 % de cada certificación y se libera al cabo de un año. Si nadie lleva la cuenta de cuánto hay retenido y cuándo vence, no se reclama. Es dinero ya ganado que se queda por el camino, y en una empresa con varias obras al año la suma es seria.

Cómo se lleva esto sin que se escape nada

Con una obra al año, un Excel bien llevado aguanta. El problema llega con cinco obras simultáneas, cada una con su presupuesto, sus modificados, sus contradictorios y su retención: ahí el Excel deja de ser una herramienta y pasa a ser un riesgo, porque una fórmula mal arrastrada no avisa.

Lo que hay que exigirle a un sistema que lleve certificaciones:

• Que parta del presupuesto aprobado y no haya que volver a teclear las partidas.
• Que las certificaciones sean a origen y calcule sola la diferencia del periodo.
• Que los modificados y contradictorios se den de alta como lo que son, con su aprobación, y entren en las certificaciones siguientes.
• Que la factura salga de la certificación aprobada, sin volver a introducir importes.
• Que las retenciones queden registradas con su fecha de vencimiento y avisen.
• Y que en cualquier momento se pueda ver, por obra: contratado, certificado, facturado, cobrado y retenido. Esas cinco cifras son el estado real de una obra.

Esa última lista es también un buen guion para revisar cómo lo llevas ahora. Si alguna de las cinco cifras hay que calcularla a mano, ahí es donde se te está escapando el dinero.