Cobrar lo que has entregado: riesgo de cliente e impagados

Una cristalería compra vidrio y lo paga a treinta días. Si vende a obra, cobra a noventa o más. Esa diferencia la financia el taller con su propio dinero, y por eso una empresa puede estar ganando dinero sobre el papel y no tener con qué pagar las nóminas.

El impago, cuando llega, casi nunca es una sorpresa: es el final de una serie de señales que nadie miró a tiempo porque nadie las tenía juntas.

El límite de riesgo: decidir antes, no después

Ponerle un límite a un cliente suena a desconfianza y es justo lo contrario: es la forma de poder trabajar con tranquilidad. El límite es la cantidad máxima que estás dispuesto a tener en la calle con esa empresa, sumando lo facturado sin cobrar, lo entregado sin facturar y lo que está en el taller a punto de entregarse.

Ese detalle es el importante y el que casi nadie contempla: **el riesgo no es solo lo que te debe en facturas**. Un cliente que te debe tres mil euros y tiene otros cuatro mil en pedidos fabricándose te está debiendo siete mil, aunque el programa de facturación solo enseñe tres.

Cómo fijarlo sin complicarse: mira lo que ese cliente te compra en un mes normal y decide cuántos meses estás dispuesto a financiarle. Para un cliente nuevo, el límite razonable es pequeño, y se amplía cuando demuestre que paga.

Las señales que avisan antes del impago

En casi todos los impagos que hemos visto en cincuenta años, las señales estaban meses antes. Estas son las que conviene mirar:

• Empieza a pagar tarde, poco a poco: primero cinco días, luego diez, luego quince. Nadie dice nada porque acaba pagando.
• Cambia la forma de pago: pide alargar el vencimiento, propone pagarés más largos o empieza a pagar en varios plazos lo que antes pagaba de una vez.
• Aumenta el volumen de pedidos de golpe. Esto suele leerse como una buena noticia y muchas veces es lo contrario: quien está a punto de caer compra en todas partes hasta que le cierran el grifo.
• Discute facturas antiguas que nunca había discutido, o reclama detalles menores para retrasar el pago.
• Deja de coger el teléfono con la naturalidad de antes.

La regla práctica: en cuanto una de estas señales aparece, se revisa el límite. Y se revisa antes de lanzar el siguiente pedido a fabricación, no después de haberlo fabricado, porque un vidrio a medida ya cortado no vale para nadie más.

El momento de parar

Este es el punto incómodo, y no hay forma elegante de decirlo: hay un momento en que hay que dejar de servir. Cuanto más tarde llegue esa decisión, más dinero se pierde, porque cada entrega nueva es dinero que se suma al que ya estaba en peligro.

Lo que ayuda a tomarla sin discusiones internas es tenerlo decidido de antemano: qué pasa cuando un cliente supera su límite o tiene una factura vencida por encima de cierto plazo. Si la norma existe y es la misma para todos, no hay que decidir caso por caso ni discutir con el comercial que trajo ese cliente.

Y una cosa que funciona mejor que cortar del todo: seguir sirviendo pero con pago por adelantado o contra entrega. El cliente que va a pagar lo acepta; el que no iba a pagar desaparece, y te habrás ahorrado el trabajo.

Cuando ya te deben: los plazos que importan

Si el impago ya ha ocurrido, hay tres cosas que conviene tener claras:

• La ley española de morosidad fija plazos máximos de pago entre empresas y reconoce el derecho a cobrar intereses de demora y una compensación por los costes de recobro. Muy pocas pymes lo reclaman, y mencionarlo por escrito en la reclamación cambia bastante el tono de la conversación.
• Las deudas prescriben. No dejes que una factura envejezca años en un cajón mientras esperas que el cliente vuelva: reclamar por escrito interrumpe la prescripción y deja constancia. Un burofax cuesta poco y sirve de prueba.
• Los papeles deciden. En una reclamación, lo que vale es el albarán firmado, el presupuesto aceptado y la factura emitida en plazo. Un albarán sin firma es una entrega que el cliente puede negar, y en el vidrio, donde se entrega en obra y con prisa, esto pasa más de lo que parece.

Sobre plazos concretos, importes de compensación y procedimientos, consulta con tu asesor: la normativa cambia y cada caso tiene sus circunstancias. Lo que no cambia es que quien tiene los documentos en orden cobra mucho más a menudo que quien no los tiene.

Lo que se puede hacer hoy sin gastar nada

Cuatro medidas que no cuestan dinero y evitan la mayoría de los sustos:

• Que todos los albaranes se firmen. En obra, con el nombre en mayúsculas al lado de la firma, porque una rúbrica ilegible de alguien que ya no trabaja allí no sirve de nada.
• Facturar rápido. Cada semana que tardas en facturar es una semana que se suma al plazo de cobro, y encima el trabajo se recuerda peor cuando llega la reclamación.
• Revisar los vencimientos una vez por semana, siempre el mismo día. La llamada del día siguiente al vencimiento, amable, resuelve la mitad de los retrasos: muchas veces es un papel traspapelado en su administración.
• Comprobar antes de aceptar un pedido grande de un cliente nuevo. Hay registros públicos y servicios de información comercial; una consulta antes de fabricar cuesta mucho menos que un impago.

Cómo lo resuelve Squalus

En la ficha del cliente está lo que de verdad hace falta para decidir: lo facturado pendiente, lo entregado sin facturar y su límite de riesgo, todo junto y en la misma pantalla. No hay que sumar de tres sitios ni preguntar a nadie.

El aviso salta donde sirve, que es al hacer el presupuesto o el pedido, no al final de mes cuando ya está todo fabricado y entregado. Y como el albarán, la firma del cliente y la factura son el mismo hilo, la documentación de una reclamación se reúne en un minuto en vez de en una tarde revisando carpetas.

Si ahora mismo no puedes decir cuánto tienes en la calle con tu tercer mejor cliente, contando lo que está sin facturar, esa es la conversación que merece la pena tener.