Digitalizar una cristalería pequeña: por dónde empezar de verdad

Una cristalería de cinco o seis personas no tiene un problema de digitalización: tiene tres o cuatro sitios concretos donde se le escapa el dinero y el tiempo. Confundir una cosa con otra es lo que hace que los proyectos se hinchen, cuesten el triple y acaben abandonados.

Después de casi cincuenta años metiendo programas en talleres, el patrón de los que salen bien es bastante claro, y no coincide con el orden que propone la mayoría.

Empezar por donde duele, no por lo llamativo

La tentación es empezar por el taller, porque es lo que se ve y lo que más ilusión hace: pantallas, códigos de barras, control de producción. Es casi siempre un error de orden.

El taller es la parte que más depende de que todo lo anterior esté bien: si el pedido no tiene bien las medidas y la composición, ninguna pantalla en el taller lo arregla. Meter tecnología encima de datos que se siguen tecleando dos veces solo hace el desorden más rápido.

El orden que funciona empieza por donde entra la información y se van formando los errores:

• Primero, el presupuesto y el precio. Que el precio salga solo de una tarifa, con sus tramos de superficie, su mínimo facturable y los descuentos de cada cliente. Esto quita errores de cálculo, iguala los precios entre quien coja el teléfono y hace el presupuesto en la mitad de tiempo.
• Segundo, la cadena hasta la factura. Que del presupuesto salga el pedido, del pedido el albarán y del albarán la factura, sin volver a teclear. Aquí desaparecen las facturas que se quedan sin emitir y los albaranes traspapelados.
• Tercero, la medición y el montaje en el móvil. Es donde más se nota en una cristalería: la medida se escribe una vez, en el sitio, con fotos y firma. Se acaban las libretas y la letra que no se entiende.
• Y solo entonces, el taller: órdenes de trabajo, etiquetas y control de fases. Cuando llega aquí, llega con datos buenos y funciona.

Lo que puede esperar

En un taller pequeño hay cosas que se venden como imprescindibles y pueden esperar tranquilamente al segundo o tercer año:

• El control de producción al minuto. Con dos personas en el taller, lo sabes mirando.
• Los cuadros de mando con gráficos. Bonitos, y no cambian ninguna decisión si antes no tienes bien el dato de base.
• La tienda en línea. En vidrio a medida vende muy poco, y da mucho trabajo.
• La integración con la máquina de corte, si todavía cortas poco volumen. Primero que las piezas lleguen bien a la orden de corte.

Las tres condiciones para que no se abandone

Los proyectos que fracasan no fracasan por el programa. Fracasan por estas tres cosas, y las tres se deciden antes de empezar:

• Que alguien de la casa sea el responsable. No el informático, no el proveedor: alguien que trabaja allí y decide cómo se van a llamar las cosas. Sin esa persona, cada uno mete los datos a su manera y en seis meses el fichero de artículos es inservible.
• Que las tarifas se revisen antes de cargarlas. Es el momento perfecto para limpiar precios viejos y acuerdos que nadie recuerda. Si se cargan mal, el primer presupuesto saldrá torcido y el equipo dejará de fiarse del programa. Recuperar esa confianza cuesta meses.
• Que se forme también al taller y a los que reparten, no solo a la oficina. El día que haya que sacar una etiqueta y nadie sepa, se vuelve al rotulador y ya no se sale de ahí.

Cuánto tarda y qué se nota primero

En una cristalería de tamaño normal, la puesta en marcha suele llevar entre dos y tres semanas contando la migración de datos y la formación. Lo que se nota antes, por orden:

• El tiempo de hacer un presupuesto. Es inmediato y es lo que convence al equipo.
• Los errores de precio, que casi desaparecen en cuanto la tarifa está dentro.
• El «no sé por dónde va esto» cuando llama un cliente.
• Y a los pocos meses, lo importante: empezar a saber qué trabajos dejan dinero y cuáles no.

El Kit Digital, con la advertencia de siempre

Si tienes bono del Kit Digital sin gastar, puede cubrir parte. La ayuda la tramita un agente digitalizador acreditado y no todo fabricante lo es: nosotros no lo somos y no vamos a decir que sí, trabajamos con uno y montamos el proyecto conjuntamente.

Desconfía de quien te asegure que «con la subvención te sale gratis». El bono cubre lo que cubre.

Cómo lo hacemos nosotros

Lo primero que hacemos no es enseñar el programa: es preguntar cómo trabajáis. Si de esa conversación sale que no te compensa, te lo decimos, porque una implantación que no encaja nos cuesta a los dos.

Si encaja, la demostración se hace sobre tus datos reales, no sobre una empresa de ejemplo, y la migración va incluida en el precio. Los precios están publicados en la web: el ERP para cristalerías desde 75 €/mes o 3.500 € en pago único, sin coste por usuario y sin permanencia.

Y una cosa que nos importa decir: el soporte lo damos los que escribimos el programa. Cuando llames con un problema, hablas con quien puede arreglarlo.