Cuánto cuesta un programa de gestión para una cristalería

Buscar el precio de un programa de gestión para cristalería es una experiencia frustrante: casi todos los fabricantes esconden la cifra detrás de un «solicita información». La razón es conocida y no es un secreto del sector: si el precio no está, tienen que llamarte, y en esa llamada se vende mejor.

Este artículo hace lo contrario. Vamos con las cifras, los modelos de cobro y los costes que no aparecen en la primera oferta, que suelen ser los que descuadran el presupuesto.

Los dos modelos de cobro, y cuál conviene

Prácticamente todo el mercado se reparte entre dos formas de pagar:

• Alquiler mensual (suscripción). Pagas una cuota que normalmente incluye soporte y actualizaciones. No hay inversión inicial y puedes dejarlo. Es lo que elige la mayoría, sobre todo si el programa cambia mucho por normativa, que ahora mismo es el caso.
• Pago único (licencia). Compras el programa y es tuyo. Suele llevar aparte una cuota de mantenimiento para soporte y actualizaciones legales. Sale a cuenta a partir de unos cuatro años, siempre que el fabricante siga vivo y actualizando.

La cuenta para decidir es sencilla: divide el pago único entre la cuota mensual y te sale en cuántos meses se iguala. Si el número está por debajo de los cuatro años y piensas seguir con ese programa, comprar tiene sentido. Si estás probando el terreno o tu empresa va a cambiar de tamaño, alquilar te deja las manos libres.

Las cifras, sin rodeos

En el mercado español, un ERP para pyme suele moverse entre 50 y 300 € al mes por usuario. Ese «por usuario» es la parte que más descuadra las cuentas: en una cristalería con oficina, taller y dos personas en reparto, cinco usuarios convierten una cuota de 90 € en una de 450 €.

Nuestros precios, que están publicados en la web y no hace falta llamar para verlos: el software de contabilidad desde 25 €/mes, el ERP para cristalerías desde 75 €/mes y el ERP multisectorial desde 140 €/mes. En pago único, 1.200 €, 3.500 € y 6.500 € respectivamente, sin IVA. No cobramos por usuario: la cuota es la misma con dos personas que con doce.

Decimos esto no para vender aquí, sino porque tener una referencia pública sirve para negociar con cualquiera. Si te piden tres veces eso, que te expliquen a cambio de qué.

Lo que casi nunca viene en la primera oferta

Aquí es donde un presupuesto de 90 € al mes acaba costando el triple. Pregunta por cada uno de estos puntos antes de firmar, y pide la respuesta por escrito:

• La migración de tus datos. Clientes, artículos, tarifas, proveedores y el histórico de facturas. Es la partida que más se cobra aparte y la que más varía: puede ir incluida o costar más que un año de cuota.
• La formación. Cuántas horas incluye y si son presenciales o por videollamada. En una cristalería no basta con formar a la oficina: el taller y los que reparten también van a tocar el programa.
• El soporte. Si está incluido o es una cuota aparte, en qué horario, y sobre todo quién contesta. No es lo mismo hablar con quien escribió el programa que con un centro de llamadas que abre un ticket.
• Las actualizaciones legales. Verifactu, cambios de IVA, nuevos modelos. Que estén incluidas es lo normal, pero conviene que lo ponga el contrato y no la conversación.
• Los módulos. Aquí está el clásico del sector: el precio de la lista es el del programa base, y luego el control de taller, las etiquetas, el enlace con la optimizadora o el módulo de móvil para los operarios se cobran uno a uno. Pide el precio del conjunto que vas a usar de verdad, no el de entrada.
• El coste por usuario y por puesto. Y si un usuario que solo consulta cuenta igual que uno que factura.
• La permanencia. Cuánto dura, qué pasa si te vas y, muy importante, en qué formato te devuelven tus datos.

El coste que no está en ninguna oferta

El caro de verdad es la puesta en marcha, y no se mide en euros sino en semanas de tu gente. Durante la implantación hay que revisar el fichero de artículos, decidir tarifas, cuadrar los saldos y trabajar unos días con los dos sistemas a la vez. Eso lo hace tu equipo, en horas que no están facturando.

Por eso una implantación que se alarga es mucho más cara que una cuota alta. Pregunta cuánto tarda la puesta en marcha en una empresa parecida a la tuya, y pide hablar con algún cliente de tu tamaño. Un proveedor que lleva años en el sector te lo dará sin problema.

Y hay un coste peor, el de equivocarse: cambiar de programa a los dos años significa pagar dos veces la migración, dos veces la formación y aguantar dos veces el desorden.

Cómo saber si te sale a cuenta

En vez de mirar solo la cuota, pon al lado lo que te cuesta hoy no tenerlo. Estas son las partidas que más veces salen en una cristalería, y todas se pueden estimar con datos que ya tienes:

• Horas de administración duplicando datos: lo que se teclea en el presupuesto, otra vez en el albarán y otra en la factura.
• Vidrio que se corta mal por una medida mal copiada de un papel. Una plancha, el plazo y a veces el cliente.
• Retales aprovechables que se tiran porque nadie sabe que están ahí.
• Facturas que se quedan sin emitir o sin cobrar porque el albarán se traspapeló.
• Los viajes de más: la segunda visita porque faltaba un dato de la primera.

Si esas partidas suman al mes más que la cuota, la decisión está tomada. Y suelen sumar más, porque a diferencia de la cuota no aparecen en ninguna factura y por eso nadie las mira.

El Kit Digital, con una advertencia

Si tu empresa tiene bono del Kit Digital sin gastar, puede cubrir parte del proyecto. La advertencia es esta: la ayuda la tramita un agente digitalizador acreditado, y no todo fabricante lo es. Nosotros no lo somos y no vamos a decir que sí; trabajamos con uno y montamos el proyecto conjuntamente.

Desconfía de quien te asegure de entrada que «te sale gratis con la subvención». El bono cubre lo que cubre, y el resto lo pagas tú.

Cómo lo hacemos nosotros

Publicamos los precios. Si encajan, hablamos; si no encajan, te hemos ahorrado la llamada. Llevamos así desde 1976 y no nos ha ido mal.

En concreto: sin coste por usuario, migración de datos incluida, sin permanencia ni penalización por marcharte, actualizaciones legales incluidas y soporte de los propios desarrolladores. La demostración se hace sobre tus datos reales, no sobre una empresa de ejemplo, porque ver tu propio fichero de artículos dentro del programa es la única forma de saber si te sirve.

Si estás comparando presupuestos, coge la lista de preguntas de este artículo y hazlas a todos, nosotros incluidos. Es la mejor forma de que nadie te venda humo.