Cambiar el programa de la cristalería sin parar el taller

Cuando una cristalería aguanta años con un programa que se le ha quedado corto, casi nunca es porque no sepa que existen otros. Es por miedo, y el miedo tiene tres nombres concretos: perder el histórico de clientes, quedarse una semana sin poder facturar, y tener al taller parado mientras alguien pelea con el programa nuevo.

Los tres son evitables. Pero no se evitan solos: se evitan preparando el cambio y, sobre todo, eligiendo bien cuándo se hace.

Qué datos hay que traerse, y cuáles no

La tentación es traerlo todo. Es un error: un cambio de programa es la única ocasión realista que vas a tener de limpiar veinte años de basura acumulada. Lo que sí hay que traer:

• Clientes con sus datos fiscales, direcciones de entrega y condiciones. Ojo con las direcciones de obra: en cristalería un cliente tiene una fiscal y muchas de entrega, y los programas genéricos solo contemplan una.
• Artículos y composiciones: vidrios, manufacturas, herrajes y las composiciones de doble acristalamiento con sus gases e intercalarios.
• Tarifas. Esta es la parte delicada del sector: tarifas por tramos de superficie, por tipo de cliente, precios pactados con clientes concretos, mínimo facturable y recargos por medida. Si esto no se traslada bien, el primer presupuesto que hagas saldrá mal y perderás la confianza del equipo en el primer día.
• Proveedores y sus condiciones de compra.
• Histórico de facturas. Aunque sea a efectos de consulta: lo vas a necesitar para una reclamación, para Hacienda y para saber qué le cobraste a alguien hace tres años.
• Saldos pendientes de cobro y de pago, cuadrados a una fecha concreta.

Y lo que conviene dejar atrás: clientes que no compran desde hace años, artículos que ya no se venden y tarifas de proveedores que ya no existen. Migrar basura cuesta lo mismo que migrar lo bueno y luego estorba para siempre.

El orden importa: primero maestros, luego movimiento

Una migración se hace por capas, y saltarse el orden es la causa más habitual de que salga mal:

• Primero los ficheros maestros: clientes, proveedores, artículos, composiciones y tarifas. Son los que no cambian cada día, así que se pueden pasar con antelación y revisar con calma.
• Después, la revisión. Aquí es donde hay que meter horas de alguien que conozca el negocio, no del informático: hay que abrir el fichero de artículos y comprobar que los precios y las composiciones son los de verdad.
• Por último, en la fecha del cambio, lo que se mueve: los saldos, los pedidos en curso y el trabajo que está en el taller sin terminar.

Elegir la fecha: el detalle que más se descuida

El día del cambio condiciona todo lo demás. Tres criterios que funcionan:

• El principio de un ejercicio contable, o al menos el de un trimestre. Cambiar a mitad de trimestre obliga a presentar el modelo con datos partidos entre dos programas, y eso es una tarde de gestoría que se paga.
• La temporada baja de tu taller, que en el vidrio no es la misma para todos: si trabajas para obra, agosto puede ser tu peor mes, no el mejor.
• Nunca en una semana con montaje grande comprometido. Parece obvio y es la causa número uno de que un cambio bien planteado acabe mal.

La semana en paralelo

Esto no es opcional aunque siempre haya alguien que quiera saltárselo: durante unos días se trabaja con los dos programas a la vez. Se emite en el nuevo y se comprueba contra el viejo.

Es incómodo y duplica trabajo una semana, y es exactamente lo que evita el desastre. Lo que se busca es comprobar tres cosas: que el precio que calcula el programa nuevo para un presupuesto real coincide con el que habrías hecho, que la factura sale con los mismos importes y numeración correlativa, y que los saldos del cliente cuadran con lo que dice contabilidad.

Si algo falla, falla en esa semana y con red. Si te saltas la semana, falla delante del cliente.

Lo que sale mal de verdad

Por orden de frecuencia, esto es lo que hemos visto fallar en casi cincuenta años haciendo migraciones:

• Las tarifas. Se traen mal los tramos de superficie o los precios pactados por cliente, y durante semanas se factura de menos o de más sin que nadie lo note. Es el fallo más caro y el más silencioso.
• La numeración de facturas. Empezar una serie nueva sin planificarlo crea un lío con Hacienda que luego cuesta explicar. Se decide antes, no el día de la primera factura.
• Nadie formó al taller. Se forma a la oficina, y el día que hay que sacar una orden de corte o imprimir etiquetas resulta que en el taller nadie sabe hacerlo.
• El programa viejo se apaga demasiado pronto. Hay que conservarlo accesible al menos un año, aunque sea solo para consultar. Cuesta cero y salva de más de un apuro.
• Los datos se traen y no los revisa nadie del negocio. El informático puede comprobar que llegaron 4.312 artículos; solo alguien de la casa puede ver que el precio del laminado 3+3 está mal.

Lo que tienes derecho a exigir

Antes de firmar, estas cuatro cosas deberían estar por escrito. Un proveedor serio no tendrá problema:

• Si la migración va incluida en el precio o se cobra aparte, y con qué alcance exacto de datos.
• Qué pasa con tu histórico si algún día te vas: en qué formato te lo devuelven y en cuánto tiempo. Tus datos son tuyos.
• Cuántas horas de formación incluye y para cuánta gente, oficina y taller.
• Un calendario con fechas: cuándo se pasan los maestros, cuándo es la semana en paralelo y cuándo el cambio.

Cómo lo hacemos nosotros

La migración va incluida en el precio. No es generosidad: es que es la parte que más miedo da al cambiar, y cobrarla aparte convierte una decisión sensata en una barrera.

Traemos clientes, artículos, tarifas, proveedores y el histórico de facturas desde tu programa actual, sea cual sea. Después revisamos contigo lo que ha llegado, con el fichero delante, porque esa comprobación no la puede hacer un técnico solo. La puesta en marcha completa suele llevar entre dos y tres semanas.

Si llevas años pensando en cambiar y lo vas dejando, cuéntanos con qué trabajas ahora. Te diremos qué se puede traer y qué no, y si no te compensa, también te lo diremos.