Comprar vidrio: proveedores, plazos y el pedido que llega tarde

En una cristalería, la compra no es un departamento: es alguien que además hace otras cinco cosas. Y sin embargo de ahí depende buena parte de lo que el cliente percibe, porque para él no existe la diferencia entre «no lo tengo en stock» y «mi proveedor me ha fallado». Lo que ve es un plazo incumplido.

Este artículo va de cómo organizar esa parte para que falle menos, y de dónde se pierde dinero sin que aparezca en ninguna factura.

Los plazos reales, no los del catálogo

Cada tipo de material tiene su ritmo, y conviene tener los tuyos escritos y actualizados, porque el plazo que te dieron hace dos años ya no es el de hoy:

• Vidrio monolítico de stock habitual: lo tienes o lo tiene tu distribuidor cerca. Es el caso cómodo y el que marca las expectativas del cliente, injustamente para todos los demás.
• Templado: va a horno y el horno tiene su cola. Y como no admite retoque, un error de medida no se arregla en un rato: vuelve a empezar el plazo entero.
• Laminado de composiciones no habituales: si no es una composición corriente, hay que fabricarlo o traerlo, y el plazo se alarga bastante.
• Vidrios de capa y colores especiales: dependen del stock del fabricante, y si no lo hay se espera a la siguiente colada. Aquí es donde aparecen las semanas.
• Doble acristalamiento: se suma el plazo del vidrio de cada cara al de fabricación de la unidad. Es la trampa más habitual, porque se calcula solo el segundo.

La regla práctica: el plazo que le das al cliente es el más largo de sus componentes más tu tiempo de taller, y nunca el del componente más rápido. Parece obvio escrito, y se incumple todas las semanas.

El mínimo de pedido y el pedido pequeño

Los proveedores de vidrio suelen tener mínimos: de importe, de superficie o de portes gratuitos. Eso convierte el pedido pequeño en un problema de rentabilidad, porque el porte de una sola hoja puede comerse el margen del trabajo entero.

Dos formas de manejarlo que funcionan, y conviene aplicar las dos:

• Agrupar. Tener un día fijo de pedido a cada proveedor y acumular hasta llegar al mínimo. Requiere saber qué hay pendiente, que es justo la información que suele faltar.
• Repercutirlo. Si el cliente quiere un vidrio especial para una sola pieza y hay que pedirlo aparte, ese porte tiene un coste y debe estar en el presupuesto. No es abusar: es no regalar dinero.

Saber qué has pedido y para quién

Este es el punto donde más se sufre y el más fácil de arreglar. La pregunta que hay que poder contestar en cualquier momento es: de este pedido del cliente, ¿qué material está pedido, qué ha llegado y qué falta?

Cuando esa información vive en la cabeza de una persona o en un cuaderno, pasan cuatro cosas, todas caras:

• Se pide dos veces el mismo material, porque nadie está seguro de si se pidió.
• No se pide, porque cada uno pensó que lo había hecho el otro. Se descubre el día del montaje.
• Llega el material y nadie sabe para qué trabajo era, así que se queda en el almacén hasta que alguien lo reclama.
• Se retrasa un proveedor y no se avisa al cliente, porque nadie ha atado ese retraso con ese montaje. El cliente se entera el día que esperaba el vidrio, que es cuando peor sienta.

Lo que resuelve esto no es un programa mejor: es que la compra esté unida al pedido de venta. Cuando cada línea de compra sabe a qué trabajo pertenece, las cuatro preguntas se contestan solas.

Comprobar el albarán al recibir

El vidrio se descarga con prisa, entre dos personas, y a veces con el camión en doble fila. Es el peor momento posible para revisar nada, y por eso es donde se cuelan los errores que luego no hay forma de reclamar.

Lo mínimo, y hay que hacerlo aunque incomode: comprobar cantidades y medidas contra lo pedido, y anotar en el albarán del transportista cualquier rotura o daño **antes** de firmar. Una firma sin reservas es muy difícil de discutir después.

Y luego, ya con calma, comparar el precio del albarán con el que se pactó. Ahí aparecen diferencias con más frecuencia de la que nadie espera: recargos por medida, portes que se suponían incluidos o una tarifa que subió sin aviso.

El EDI, que suena a cosa de grandes y no lo es

El intercambio electrónico de documentos con el proveedor consiste en que el pedido, el albarán y la factura viajen entre los dos programas sin que nadie los teclee. Suena a empresa grande, pero en el vidrio los proveedores importantes lo tienen desde hace años y suele estar disponible para sus clientes habituales.

Lo que ahorra no es tanto el tiempo de teclear como los errores: un albarán tecleado a mano es una oportunidad de equivocarse en una medida o en un precio, y esos errores se descubren tarde, normalmente al cuadrar la factura a fin de mes.

Si compras mucho a un mismo proveedor, merece la pena preguntarle si tiene EDI. La respuesta suele ser que sí y suele ser gratis para ti.

Comprar bien no es comprar barato

Cambiar de proveedor por una diferencia pequeña de precio sale caro más veces de las que sale bien, porque lo que compras no es solo vidrio: es plazo, es que te cojan el teléfono cuando hay un problema y es que te resuelvan una rotura sin discutir tres semanas.

Antes de cambiar por precio, pon en la balanza el plazo comprometido y el real, qué pasa cuando llega una pieza mal, si te avisan de los retrasos o te enteras tú, y si te sirven pedidos pequeños sin poner mala cara. Un proveedor un poco más caro que nunca te deja tirado sale más barato que el otro.

Cómo lo resuelve Squalus

Las compras están unidas a los pedidos de venta: cada material pedido sabe a qué trabajo pertenece, así que en cualquier momento se ve qué está pendiente de recibir y qué se ha retrasado, sin preguntar a nadie.

Además hay intercambio EDI con proveedores para pedidos, albaranes y facturas, control de existencias con avisos de mínimos, y el histórico de compras por artículo y proveedor, que es lo que te deja discutir un precio con datos y no de memoria.

Si ahora mismo no puedes decir qué material tienes pedido para el montaje del jueves, ese es el punto por donde empezaríamos. Cuéntanos cómo lo lleváis.