Verifactu explicado fácil: la nueva forma de facturar de tu empresa

Qué es Verifactu, en una frase

Verifactu es el sistema con el que Hacienda quiere asegurarse de que las facturas que emiten las empresas y autónomos son veraces y no se pueden manipular después. No es un programa que tengas que descargar: es un conjunto de requisitos que debe cumplir el software con el que facturas.

Nace del llamado Reglamento de facturación que desarrolla la Ley Antifraude. La idea de fondo es sencilla: cada factura queda registrada de forma encadenada y firmada, de manera que no se puede borrar ni alterar a escondidas. Si el sistema funciona en modo Verifactu, además envía esos registros a la Agencia Tributaria de forma automática.

Dicho de otro modo: no cambia cómo trabajas con tus clientes, cambia cómo tu programa guarda y comunica cada factura por dentro.

Por qué llega ahora: la ley antifraude

El objetivo es acabar con el software de doble uso, es decir, los programas que permitían llevar una caja real y otra para Hacienda. Para conseguirlo, la norma exige que los sistemas informáticos de facturación garanticen que los registros son íntegros, están conservados, son accesibles, legibles y trazables.

Esto afecta tanto a quien fabrica el software como a quien lo usa. El fabricante tiene que ofrecer un programa que cumpla; la empresa tiene que usar uno que cumpla. Por eso conviene hablar con tu proveedor de software cuanto antes y confirmar que su solución está adaptada.

¿A quién afecta y desde cuándo?

La obligación alcanza, a grandes rasgos, a empresas y autónomos que emiten facturas y que no estén ya dentro del sistema de Suministro Inmediato de Información (SII). Si llevas la facturación con un programa informático, el sistema que uses tendrá que estar adaptado.

Sobre las fechas conviene ser prudente: la entrada en vigor está planteada de forma progresiva, con plazos distintos según el tipo de obligado y posibles ajustes del calendario. En lugar de fiarte de una fecha concreta que hayas oído por ahí, lo sensato es confirmar el calendario oficial vigente con la Agencia Tributaria o con tu asesor.

• Afecta sobre todo a pymes y autónomos que facturan con software.
• Quienes ya están en el SII siguen su propio régimen.
• La obligatoriedad es progresiva: confirma siempre el calendario oficial actualizado.
• Lo importante no es la fecha exacta, sino llegar con el software ya preparado.

Qué tiene que cumplir tu sistema de facturación

Un programa preparado para Verifactu no se limita a imprimir una factura bonita. Por dentro tiene que garantizar una serie de cosas para que ningún registro se pueda manipular sin dejar rastro.

• Generar un registro de facturación por cada factura, encadenado con el anterior.
• Firmar electrónicamente esos registros para garantizar su integridad.
• Incluir un código QR en la factura, que permite verificarla.
• Conservar los registros completos, accesibles y legibles para una inspección.
• Poder enviar los registros a la Agencia Tributaria (modo Verifactu) o conservarlos de forma segura si no se remiten.
• Impedir borrados u ocultaciones: nada de cajas paralelas.

Verifactu y factura electrónica no son lo mismo

Es habitual confundirlos, pero son cosas distintas que conviven. Verifactu tiene que ver con cómo se registra y garantiza cada factura frente a Hacienda. La factura electrónica obligatoria entre empresas y autónomos, que llega con la Ley Crea y Crece, tiene que ver con enviar y recibir facturas en formato electrónico estructurado en vez de en papel o PDF suelto.

Lo práctico es que tu programa contemple ambos frentes para que no tengas que cambiar de herramienta cada vez que cambia la norma. En HU Ingenieros lo hemos planteado así: nuestro ERP lleva Verifactu y factura electrónica dentro del propio programa, y la contabilidad recoge después esas facturas para los libros, el IVA y el SII. Así la empresa no acaba con un parche para cada cosa.

Cómo cumplir sin agobios (y errores a evitar)

La buena noticia es que, si usas un software actualizado y de un proveedor serio, casi todo el trabajo lo hace el programa. Tu parte es no dejarlo para el último día y asegurarte de que tu herramienta está adaptada.

• No esperes a la fecha límite: la adaptación se hace mejor con margen.
• Confirma con tu proveedor que su software ya cumple Verifactu, por escrito.
• Desconfía de soluciones caseras (hojas de cálculo, plantillas) para emitir facturas.
• No mezcles programas que no se comunican entre sí; busca que todo quede registrado en un único sistema.
• Apóyate en tu asesoría para confirmar fechas y obligaciones concretas de tu caso.

Cómo lo resolvemos en HU Ingenieros

Desde 1976 ayudamos a más de 100 empresas a llevar su gestión con la informática amable: software claro y soporte directo de las personas que lo desarrollan, sin intermediarios. Cuando llega una norma como esta, la incorporamos a tu programa y te acompañamos en la transición.

Si quieres salir de dudas sobre cómo te afecta Verifactu y ver cómo lo cubre nuestro ERP, escríbenos o llámanos al 91 37 37 290 desde Madrid. Te lo explicamos en cristiano.