Software para administradores de fincas: qué resuelve y qué no

Cuando se habla de software para administración de fincas, la conversación se va enseguida a la contabilidad: las cuotas, las derramas, el reparto de gastos por coeficiente. Es una parte imprescindible y además la mejor resuelta del mercado.

Y no es donde se pierde el tiempo. El tiempo se va en lo otro: el propietario del tercero que llama por tercera vez por la misma gotera, el presidente nuevo que pregunta qué se acordó hace dos años, el fontanero que no ha vuelto y nadie sabe si se le llamó. Eso no aparece en ningún programa de contabilidad.

Lo que de verdad consume el día

En un despacho que lleva varias decenas de comunidades, esto es lo que se lleva las horas:

• Las incidencias. Entran por teléfono, por correo y por WhatsApp, a menudo del mismo asunto y por tres vecinos distintos. Si no se registran en un sitio común, se atienden dos veces o ninguna.
• Los avisos a propietarios: convocatorias, cortes de agua, obras que empiezan. Mandarlos es fácil; poder demostrar a quién se le mandó y cuándo es lo que salva una junta discutida.
• El seguimiento de proveedores. Se pidió presupuesto, vino uno, se aprobó, ¿y luego? La reparación que se queda a medias es la queja número uno de las comunidades con su administrador.
• Contestar «¿qué se acordó sobre esto?». Si la respuesta está en un acta en PDF dentro de una carpeta, alguien tiene que ir a buscarla. Y si esa persona está de vacaciones, no se contesta.
• El cambio de presidente cada año, que obliga a explicar otra vez el histórico a alguien que empieza de cero.

Lo que hay que poder contestar en treinta segundos

Un despacho que funciona bien puede responder a esto sin colgar el teléfono, y uno que va apagando fuegos no:

• ¿Qué incidencias tiene abiertas esta comunidad y desde cuándo?
• ¿A este propietario se le avisó de la junta, y por qué medio?
• ¿Qué proveedores han pasado por este edificio este año y qué se les pagó?
• ¿Qué se acordó sobre el ascensor, y en qué junta?
• ¿Cuánto llevamos gastado de la derrama y qué queda?

Fíjate en que ninguna de esas cinco preguntas es contable. Las cinco son de historial, y el historial es lo que casi nunca está en un solo sitio.

El trabajo que sí es contable

Es la parte más regulada y donde menos margen hay para inventar. Cada comunidad es, a efectos prácticos, una contabilidad independiente: sus cuotas, sus gastos, su reparto por coeficiente, su presupuesto anual y sus derramas.

Lo que conviene exigirle a la herramienta que lleve esa parte:

• Multicomunidad de verdad, sin pagar por cada una que entra. El despacho crece sumando comunidades: si el software cobra por finca, el crecimiento va contra ti.
• Remesas bancarias para los recibos, en el formato que pide el banco. Es lo que convierte un día de trabajo en veinte minutos.
• Reparto por coeficiente y por grupos de gasto, porque casi ningún edificio reparte todo igual: el ascensor no lo pagan los bajos, el garaje va aparte.
• Cierre de ejercicio y liquidación que se pueda presentar en la junta sin volver a montarla en una hoja de cálculo.

Sobre las obligaciones legales concretas de la administración de fincas —convocatorias, mayorías, plazos, libro de actas— manda la Ley de Propiedad Horizontal y, en su caso, la normativa autonómica y colegial. Eso lo sabe el administrador mejor que cualquier proveedor de software: lo que el programa tiene que hacer es ponérselo fácil, no interpretarlo por él.

El punto que casi nadie mira: qué ve el propietario

La mayoría de las quejas de una comunidad hacia su administrador no son por el dinero: son por la sensación de no enterarse de nada. El vecino no sabe si se ha hecho algo con su aviso, ni en qué va la obra, ni por qué le han cobrado eso.

Un despacho que da acceso al propietario a lo suyo —sus recibos, el estado de sus incidencias, las actas— se quita de encima buena parte de esas llamadas. Y sobre todo cambia la conversación de la junta: se discute sobre datos que todos han podido ver antes, no sobre lo que cada uno recuerda.

No hace falta un portal enorme. Con que el propietario pueda consultar su situación y el estado de lo que ha pedido, ya cambia mucho.

Antes de cambiar de programa

Cuatro preguntas que ahorran disgustos, y que conviene hacer por escrito:

• ¿Qué se puede traer de lo que tengo? Comunidades, propietarios, coeficientes, saldos e histórico. Los coeficientes mal migrados son el fallo silencioso más caro: repartes mal durante meses y te enteras en la liquidación.
• ¿El precio depende del número de comunidades o de usuarios? Con la respuesta, calcula lo que costará dentro de tres años, no ahora.
• ¿Puedo sacar mis datos si me voy, y en qué formato?
• ¿Quién contesta cuando algo falla en plena convocatoria de juntas? En este oficio hay temporadas y el soporte se nota justo en ellas.

Qué podemos hacer nosotros

Seremos claros, que es como preferimos trabajar: no vendemos un programa cerrado de administración de fincas comprado a un tercero. Lo que tenemos es un sistema de gestión propio, funcionando en producción, cuya base encaja bastante con este trabajo: fichas, tareas, avisos, incidencias con historial que no se borra, permisos por rol y datos en servidor compartidos por el despacho.

Y para la parte económica, nuestra contabilidad, que incluye Verifactu desde 25 €/mes y lleva multiempresa, que es justo lo que necesita un despacho con varias comunidades.

Si lo que buscas es adaptar eso a cómo trabaja tu despacho, con un presupuesto cerrado antes de empezar, es exactamente lo que hacemos. Y si al escucharte vemos que te conviene más un producto cerrado del sector, te lo diremos: preferimos eso a una implantación que no encaje.