Factura electrónica obligatoria para pymes y autónomos (Ley Crea y Crece)

Qué es la factura electrónica B2B obligatoria

La Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, establece que las facturas entre empresas y profesionales (lo que se llama el ámbito B2B, de empresa a empresa) deberán emitirse y recibirse en formato electrónico estructurado. No hablamos de enviar un PDF por correo: una factura electrónica de verdad es un documento con los datos organizados de forma que otro programa pueda leerlos y procesarlos automáticamente, sin que nadie tenga que teclearlos a mano.

El objetivo de la norma es doble. Por un lado, reducir la morosidad: al quedar registrada la fecha de emisión, aceptación y pago de cada factura, hay más transparencia sobre quién paga y cuándo. Por otro, digitalizar de una vez el tejido empresarial español, que en gran parte sigue moviéndose con papel y PDF.

Conviene aclarar algo desde el principio: esto no afecta a las facturas que emites a un cliente particular (B2C). Si vendes a consumidores finales, ese ticket o esa factura no entra en la obligación de factura electrónica entre empresas, aunque sí puede afectarle la normativa de registro de facturación que vemos más abajo.

A quién afecta y desde cuándo

La obligación alcanza a todas las empresas y autónomos que facturen a otras empresas o profesionales. No se libra prácticamente nadie en el ámbito B2B: desde la gran compañía hasta el autónomo que factura a una sola empresa.

Lo que sí está previsto es una entrada en vigor escalonada, con un calendario de obligatoriedad progresiva: primero las empresas de mayor facturación y, más adelante, las de menor volumen y los autónomos. La idea es dar margen para adaptarse según el tamaño del negocio.

Aquí va una advertencia importante y honesta: las fechas concretas dependen del desarrollo reglamentario, que en el momento de escribir este artículo aún se está cerrando. Por eso no te damos plazos exactos que puedan quedar desfasados. Antes de planificar nada, confirma siempre el calendario oficial publicado por la Administración (BOE y sede de la Agencia Tributaria), porque es lo único que marca con seguridad cuándo te toca a ti.

• Empresas que facturan a otras empresas o a profesionales.
• Autónomos en sus operaciones con empresas y otros profesionales.
• Entrada en vigor progresiva, primero las de mayor facturación.
• No afecta a las ventas a particulares (B2C) en cuanto a factura electrónica.

Ley Crea y Crece y Verifactu no son lo mismo

Es la confusión más habitual, así que vamos a separarlo con claridad. Son dos normativas distintas, con objetivos distintos, aunque acaben tocando al mismo software de facturación.

La Ley Crea y Crece regula el formato y el intercambio de la factura entre empresas: cómo se emite, cómo viaja y cómo se deja constancia de su pago. Su foco es la relación entre tú y tu cliente o proveedor, y combatir la morosidad.

Verifactu, que nace de la Ley Antifraude y su reglamento de sistemas informáticos de facturación, va por otro camino: regula cómo tu programa genera y registra cada factura para que no se pueda manipular ni borrar a posteriori. Su foco es la relación entre tú y Hacienda, y combatir el fraude. Aquí entran conceptos como el registro inalterable, la huella o hash que encadena las facturas y el código QR.

En resumen: la Ley Crea y Crece dice en qué formato y cómo intercambias la factura con la otra empresa; Verifactu dice cómo la registra tu programa para que Hacienda confíe en ella. Son complementarias, y lo más práctico es resolver ambas con un mismo software que las contemple a la vez, sin parches.

Qué necesitas para cumplir

La buena noticia es que no tienes que convertirte en experto en formatos ni en criptografía. Lo que necesitas es un programa de facturación adaptado que se encargue de la parte técnica por ti. Estos son los elementos que entran en juego:

• Software de facturación o contabilidad capaz de emitir y recibir facturas en formato estructurado.
• Generación en un formato admitido, como Facturae (el estándar XML de la Administración española) u otros formatos estructurados aceptados.
• Capacidad de informar del estado de la factura (aceptada, rechazada, pagada) para el control de plazos de pago.
• Registro de facturación conforme a Verifactu cuando aplique, con la trazabilidad y el encadenamiento que exige la Ley Antifraude.
• Conservación y consulta de las facturas durante el periodo que marca la normativa.

Ventajas de dar el paso

Aunque venga impuesto, el cambio tiene su lado bueno, y no es poco. Cuando los datos viajan de forma estructurada y entran solos en el sistema de la otra empresa, desaparece buena parte del trabajo manual y de los errores que lo acompañan.

• Menos errores: no hay que reteclear importes, conceptos ni datos fiscales.
• Cobros más rápidos: la factura llega y se procesa al instante, sin esperas de correo ni reintroducción.
• Trazabilidad real: sabes en todo momento si la factura se ha recibido, aceptado o pagado.
• Menos papel y archivo: todo queda guardado y localizable en segundos.
• Mejor relación con clientes y proveedores grandes, que cada vez exigen este formato.

Cómo prepararte con calma

Nuestro consejo es no esperar al último día, pero tampoco agobiarse. El paso más importante es asegurarte de que tu programa de gestión está preparado, porque a partir de ahí casi todo es automático.

En HU Ingenieros llevamos desde 1976 acompañando a más de 100 empresas en estos cambios normativos, y lo hacemos con lo que llamamos la informática amable: el soporte lo dan los propios desarrolladores, sin intermediarios ni tickets que se pierden. Nuestro software ya incluye la emisión de factura electrónica en XML y el registro conforme a Verifactu, de modo que puedes cumplir ambas normativas desde el mismo sitio.

Si tienes dudas sobre cómo te afecta según tu actividad o tu volumen de facturación, llámanos al 91 37 37 290 y lo vemos contigo sin compromiso. Y recuerda: para las fechas exactas de obligatoriedad, confirma siempre la información oficial, que es la que manda.

• Revisa que tu software está adaptado a factura electrónica y a Verifactu.
• Identifica qué facturas tuyas son B2B y cuáles son a particulares.
• Avisa a tus clientes y proveedores del cambio de formato.
• Consulta el calendario oficial para saber cuándo te toca a ti.