ERP en Madrid: cómo elegir proveedor sin llevarte un disgusto

El error de partida: comparar programas en vez de comparar proveedores

Cuando una empresa se pone a buscar ERP, lo normal es acabar con tres o cuatro presupuestos delante y una tabla de funcionalidades. El problema es que casi todos los ERP del mercado hacen lo mismo sobre el papel: facturan, llevan almacén, sacan informes. Las tablas de funciones se parecen tanto que no ayudan a decidir.

Lo que de verdad marca la diferencia a los dos años no es la lista de módulos, sino qué pasa el día que algo no cuadra: cuando el cliente pide una factura agrupada de otra manera, cuando Hacienda cambia un modelo, cuando entra un empleado nuevo que no sabe usarlo. Ahí es donde se nota si detrás hay alguien que conoce tu negocio o un número de incidencia.

Por eso conviene darle la vuelta a la pregunta: en vez de «¿qué programa compro?», plantéatelo como «¿con quién me caso los próximos diez años?».

Las siete preguntas que conviene hacer antes de firmar

Son preguntas incómodas a propósito. Un proveedor serio las contesta sin rodeos; uno que se enrede en alguna, te está avisando.

• ¿Quién me atiende cuando llamo: un comercial, un técnico de primer nivel, o quien ha programado esto?
• ¿El soporte está en España y en horario español? ¿Cuánto se tarda de media en resolver una incidencia?
• Si mi forma de trabajar no encaja en el estándar, ¿lo adaptáis? ¿Con qué coste y en cuánto tiempo?
• ¿Cuánto cuesta al año TODO: licencia o cuota, mantenimiento, actualizaciones legales, formación y soporte?
• ¿Hay permanencia? Si un día me voy, ¿me llevo mis datos y en qué formato?
• ¿Quién migra los datos del programa actual y está incluido en el precio?
• ¿El software cumple Verifactu y me dais la declaración responsable firmada del fabricante?

Cuánto cuesta de verdad un ERP para una pyme

El precio que aparece en el presupuesto casi nunca es el coste real del primer año. A la cuota o la licencia hay que sumarle la implantación, la migración de datos, la formación del equipo, y a menudo un mantenimiento anual que ronda el 15-20 % de la licencia.

Como referencia del mercado: los ERP internacionales para pymes suelen moverse entre 60 y 150 € por usuario y mes, con implantaciones que empiezan en varios miles de euros. Los ERP españoles de nicho suelen ser bastante más contenidos, sobre todo si no cobran por usuario.

En nuestro caso lo tenemos publicado en la web: el ERP para cristalerías desde 99 €/mes, el multisectorial completo desde 140 €/mes, la gestión comercial desde 75 €/mes y la contabilidad desde 25 €/mes, sin permanencia y con la migración incluida. Lo decimos no como anuncio, sino porque el primer filtro sano es descartar a quien no te da un precio de partida hasta la tercera reunión.

Señales de alarma

• No te dan precio hasta que no hayas pasado por dos o tres reuniones comerciales.
• Te piden firmar una permanencia larga «porque la implantación es cara».
• El soporte se subcontrata o está en otro huso horario.
• Nadie del equipo que te vende ha visto por dentro un negocio como el tuyo.
• La migración de datos se presupuesta aparte y con final abierto.
• No hay ningún cliente parecido a ti al que puedas llamar y preguntar.

Por qué el proveedor local sigue teniendo sentido

En Madrid hay de todo: grandes consultoras que implantan producto internacional, integradores que revenden, y fabricantes pequeños que desarrollan su propio software. Cada uno tiene su sitio, pero para una pyme el punto débil de los dos primeros suele ser el mismo: entre tú y quien puede tocar el programa hay varias capas.

Cuando el fabricante es quien te atiende, los cambios se piden por teléfono y se hacen. Nosotros llevamos desde 1976 en Madrid haciéndolo así, y es la razón de que haya clientes que llevan 20, 30 y hasta 50 años con nosotros. No es fidelidad: es que cuando llaman, lo cogemos.

Sea con nosotros o con otro, la recomendación es la misma: elige a quien vayas a poder llamar.

Un método rápido para decidir

• Escribe en un folio los cinco momentos del mes en que hoy pierdes más tiempo. Ese es tu pliego de condiciones real.
• Pide a cada candidato que te enseñe esos cinco momentos en una demo, con datos parecidos a los tuyos. No la demo genérica: los tuyos.
• Pregunta el coste total del primer año y del segundo, por escrito.
• Llama a un cliente suyo del mismo tamaño que tú. Si no te dan ninguno, ya sabes.
• Comprueba Verifactu y pide la declaración responsable.
• Decide con quién te ves llamando un viernes a las dos de la tarde con un problema.