Programa de facturación para autónomos: lo que debe tener (y las trampas que debes esquivar)

Por qué Excel y Word tienen los días contados

Durante años, media España autónoma ha facturado con una plantilla de Word y una hoja de Excel: copiabas la factura del mes pasado, cambiabas el número y listo. El problema es que ese sistema está a punto de dejar de valer.

Verifactu, el sistema de la ley antifraude, exige que las facturas se generen con un software que garantice que los registros no se pueden borrar ni manipular después. Una plantilla de Word no puede cumplir eso: cualquiera puede editarla, duplicar numeraciones o rehacer una factura a posteriori, que es justo lo que la norma quiere impedir.

Sobre las fechas, prudencia: la entrada en vigor sigue un calendario progresivo y conviene confirmar los plazos vigentes en fuentes oficiales. Pero la dirección es clara, y cambiar de sistema con prisas siempre sale peor que hacerlo con calma.

Lo imprescindible: facturar rápido y sin errores

Un programa de facturación se usa casi a diario, así que lo primero es la velocidad: si tardas más que con tu vieja plantilla, algo falla. Estas funciones son innegociables para un autónomo:

• Facturas y presupuestos en un par de minutos, con tus datos, tu logotipo y numeración automática sin saltos ni duplicados.
• Convertir un presupuesto aceptado en factura con un clic, sin volver a teclear nada.
• Fichas de clientes con sus datos fiscales guardados y validados una sola vez.
• IVA e IRPF calculados solos, con retención cuando corresponde, para que los modelos trimestrales salgan de un listado y no de una tarde de sumas.
• Control de cobros: saber de un vistazo qué facturas están pendientes y cuáles vencidas, porque facturar está bien pero cobrar es mejor.

Verifactu y factura electrónica: mejor de serie que como extra

Además de Verifactu, la ley Crea y Crece prevé la factura electrónica obligatoria entre empresas y autónomos, también con despliegue progresivo. Son dos obligaciones distintas que van a llegar por separado, y las dos dependen de lo mismo: el programa con el que facturas.

Nuestro consejo: no compres un programa que trate estas dos cosas como módulos que se pagan aparte. Si el software está bien planteado, la adaptación normativa viene incluida y se actualiza sola. Si te la cobran como extra hoy, te cobrarán el siguiente cambio legal mañana.

Copias de seguridad y soporte: lo que no se ve hasta que hace falta

Nadie elige programa pensando en el día que algo sale mal, y es un error. Tu facturación es la memoria económica de tu negocio, y Hacienda además te exige conservarla.

Pregunta siempre quién hace las copias de seguridad, cada cuánto y cómo se recupera todo si tu ordenador muere un viernes por la tarde. Y pregunta quién te atiende cuando llamas: no es lo mismo un centro de llamadas con guion que hablar con quien conoce el programa por dentro.

Señales de alarma: cuándo salir corriendo

El mercado está lleno de ofertas que parecen baratas hasta que lees la letra pequeña. Estas señales deberían ponerte en guardia:

• Permanencia obligatoria: si el programa es bueno, no necesita atarte por contrato. La permanencia protege al proveedor, no a ti.
• Precio de entrada bajo con extras por todo: por cada usuario, por Verifactu, por la factura electrónica, por las copias, por llamar a soporte.
• Soporte fantasma: solo por correo, solo por chat con robot, o con teléfonos que nadie coge. Pruébalo antes de contratar: llama y mira quién responde.
• Tus datos secuestrados: si te vas, ¿puedes llevarte tu facturación en un formato utilizable? Si la respuesta es confusa, la respuesta es no.
• Promesas normativas vagas: un "cumpliremos cuando toque" sin más detalle no es un compromiso, es una esperanza.

Qué ofrecemos en HU Ingenieros (y qué no)

En HU Ingenieros hacemos software de gestión desde 1976 y lo llamamos la informática amable por algo: más de cien empresas trabajan con nosotros y, cuando llaman al 91 37 37 290, les atienden los mismos desarrolladores que hacen el programa. No hay guiones ni niveles de soporte que escalar.

Nuestra contabilidad cuesta desde 25 euros al mes, sin permanencia: si un día no te compensa, te vas y punto, y las actualizaciones normativas llegan solas. Ojo a una cosa que conviene aclarar antes de contratar nada, aquí o en otro sitio: Verifactu obliga al programa que EMITE la factura. La contabilidad recoge esas facturas para los libros, el IVA y el SII, pero no las emite. Si necesitas también facturar, eso va en nuestro programa de gestión; cuéntanos tu caso y te decimos qué te hace falta y qué cuesta.

Lo que no hacemos es prometerte magia: un programa no sustituye a tu asesor. Lo que sí hace es que facturar te lleve minutos, que los números cuadren y que los cambios legales no te pillen con una plantilla de Word entre las manos. Si quieres verlo con tus propios datos, escríbenos y te lo enseñamos.